Process Mining

Service offerings

Technologies

Process Mining is een analytische benadering die gegevens uit IT-systemen gebruikt om objectieve inzichten te verkrijgen en verborgen problemen aan het licht te brengen

Sinds jaren helpt het opvolgen, analyseren en optimaliseren van processen bedrijven en organisaties om interne inefficiënties weg te werken. Door digitalisering en automatisatie, spelen steeds belangrijkere delen van deze processen zich af in en tussen IT-systemen.

Process Mining – een meer geautomatiseerde manier van opvolgen, analyseren en optimaliseren van processen – maakt daar handig gebruik van. Het is daarom een opkomend begrip en voorziet ondersteuning bij onder meer het:

  • Identificeren van knelpunten
  • Registreren van menselijke fouten of overtredingen tegen procedures
  • Stroomlijnen van processen
  • Anticiperen van problemen en aanbevelen van maatregelen

De grootste opportuniteit rond Process Mining, zit hem in het zinvol benutten van de massa’s beschikbare procesdata. IT-systemen, vandaag gebruikt ter ondersteuning van bedrijfsprocessen, houden namelijk talloze gegevens bij in allerhande logfiles. Dergelijke, vaak erg gedetailleerde logfiles bevatten een enorm potentieel aan informatie dat helaas vaak onbenut blijft. Nog te vaak worden processen vanuit een theoretisch standpunt bekeken in plaats van real-time data te analyseren. Op deze manier wordt nog niet half gebruik gemaakt van de mogelijkheden en blijft een schat aan informatie achterwege.

Het modelvoorbeeld van een aankoopproces kan beschouwd worden als een straight forward proces. Toch kunnen in de realiteit vele verschillen en varianten opduiken, zelfs tussen business units binnen eenzelfde onderneming. Vandaag gebruiken veel organisaties het procesmodel - hoe een proces idealiter verloopt - als startpunt. Het in kaart brengen van een proces kan op verschillende manieren, maar gebeurt meestal aan de hand van interviews. De bevindingen van deze interviews worden getoetst aan het procesmodel, waarna eventuele interne controle getest en/of geïmplementeerd worden. Deze oefening is vaak manueel, zeer intensief en zonder zekerheid te verkrijgen of alle gebeurtenissen en varianten gecapteerd worden. Men vertrekt dus vanuit een theoretisch procesmodel en gaat dit toetsen aan de werkelijkheid om zo bij te sturen.

Met Process Mining gaat men tegenovergesteld te werk en wordt de onderliggende procesdata (of vaak genoemde ‘eventlogs’) gebruikt als startpunt van de analyse. Men vertrekt dus vanuit de werkelijkheid in plaats van een theoretisch procesmodel. Deze procesdata wordt gebruikt om het verloop van de processen te visualiseren die gebruikt kunnen worden voor analysedoeleinden. Niet alleen het tijdstip van een activiteit kan worden geregistreerd, ook extra relevante informatie zoals de bron (vb. persoon of machine) die de activiteit uitvoert of initieert (vb. ordergrootte in aantal of bedrag) kunnen mee in rekening genomen worden. Zo maakt Process Mining het mogelijk om diepgaande analyses te maken en te onderzoeken waarom een proces wel of niet efficiënt verloopt.

Process Mining

Voor elke transactie het procesverloop uittekenen is onbegonnen werk zonder doorgedreven automatisatie. Process Mining oplossingen zijn specifiek met dit doel ontwikkeld en kunnen aan de hand van eventlogs op een intelligente manier processen in kaart brengen. Hierbij worden alle trajecten en varianten binnen een proces herkend en gevisualiseerd op een intuïtieve manier. Bijzondere en verdachte trajecten kunnen zo onmiddellijk geïdentificeerd worden.

De mogelijkheden met Process Mining tools zijn eindeloos, toch kunnen er 4 grote focuspunten van elkaar onderscheiden worden:

Identificeren

  • Visualiseer de actuele processen aan de hand van eventlogs, zonder enige voorafgaande informatie
  • Identificeer (in één oogopslag) alle mogelijke varianten binnen een proces
  • Krijg een duidelijk beeld van de verschillende manieren van werken tussen afdelingen, bedrijven, ... en bepaal het normale procesverloop dat als gouden standaard kan gehanteerd worden.
  • Use case: Laad procesdata in een Process Mining oplossing en kom te weten hoeveel varianten er binnen dat proces bestaan en waar eventuele bottlenecks en/of loops zich bevinden.

Analyseren

  • Vergelijk het werkelijk procesverloop met procesmodellen om afwijkingen en fouten in het proces bloot te leggen. Dit kan gaan over inefficiënties, zwakke punten, opvallende patronen of potentiële fraudegevallen
  • Identificeer de problemen met de hoogste prioriteit met oog op kosten die ermee gepaard gaan en de tijd die hierin geïnvesteerd wordt. Maak een diepgaande analyse van de oorzaken.
  • Use case: Voor organisaties met meerdere ERP systemen is het uniformiseren van processen geen voor de hand liggende opdracht. Process Mining helpt om de verschillende systemen met elkaar te vergelijken en te benchmarken. Na de uniformering kan Process Mining continue monitoring van processen ondersteunen en bijsturen mogelijk maken.

Optimaliseren

  • Zet potentiële verbeterpunten om in meerwaarde: breidt bestaande procesmodellen uit of verbeter ze.
  • Leer welke wijzigingen binnen het proces meest aangewezen zijn, dankzij inzicht in de impact van mogelijke wijzigingen.
  • Geautomatiseerde procesmodeldetectie is mogelijk en doet bijleren over de knelpunten, inefficiënties en nalevingskwesties en hun impact. Deze nieuwe kennis kan gebruikt worden om het proces:
    - te standaardiseren (minder varianten in het doorlopen van een proces)
    - in te korten (door het inkorten van wachttijden)
    - op een efficiëntere en meer betrouwbare manier te laten verlopen (door automatiseren en het schrappen van overbodige stappen)

Monitoren

  • Onderzoek of gemaakte beslissingen, met oog op een efficiënter proces, hun doel bereiken
  • Use case: Zet een signaleringsmechanisme op wanneer een aankooporder tweemaal goedgekeurd is geweest (i.e. een loop geïdentificeerd)

Conclusie

De conventionele manier van optimaliseren van bedrijfsprocessen vraagt veel tijd en middelen om alle benodigde informatie te verzamelen. Het resultaat blijft vaak bij een theoretisch procesmodel dat vaak in beperkte mate de werkelijkheid weerspiegelt en niet alle details omvat.

Process Mining formuleert een antwoord door een innovatieve, analytische aanpak te hanteren waarbij (log)gegevens uit IT-systemen worden gebruikt om objectieve inzichten te verzamelen en verborgen problemen die zich voordoen bij de uitvoering van bedrijfsprocessen aan het licht te brengen.

Ben je benieuwd wat Process Mining voor jouw organisatie kan betekenen?
Neem dan zeker contact met ons voor meer informatie.

Experts