Deze case study behandelt het project dat uitgevoerd werd door element61 & Lessius Mechelen samen met Reynders Label Printing.
Voor en niet bij (!) deze klant werd een BI-Saas oplossing gecreëerd met behulp van Microsoft technologie. De focus lag hierbij op productie rapportering en analyse.
De klant
Reynders Label Printing is een groep die zelf-klevende label print diensten voorziet. Het bedrijft biedt flexo, offset, scherm-print, letterpers en warme folie print diensten, alsook digitale persen. Hun producen zijn voornamelijk bestemd voor de farmaceutische en beveiligings-sectoren.
Reynders is opgericht in 1956 door Emile Reynders, die een lokale winkel startte in tradionele kantoorbehoeftes. In de voorbije decennia is Reynders langzaam gegroeid tot een van leidinggevende bedrijven in Europa op het vlak van zelfklevende labels.
Vandaag bestaat Reynders uit de volgende entiteiten: Reynders Etiketten, Reynders Pharmaceutical Labels, Reynders Etiquettes Cosmétiques, Reynders Polen, Reynders Etiquettes Frankrijk en Reynders Label Printing Indië.
Reynders Eitketten, nog steeds een familiezaak, bevindt zich in Boechout en heeft een jaarlijkse omzet van 32 miljoen euro. Er worden momenteel 140 mensen tewerkgesteld.
De uitdagingen
Reynders Label Prining worstelde met de volgende moeilijkheden voor wat betreft hun inzichten in management informatie:
- Een iSeries / AS400 systeem wordt gebruikt om in de ERP functionaliteiten te voorzien. Hierin is de data op dit ogenblik opgeplitst in een oud en een nieuw gedeelte, waarbij elk deel bepaalde functionaliteiten ondersteunt, ook met een gedeeltelijke overlap.
- Een deel van de huidige rapportering gebeurt op basis van een beperkte set van AS400 tabellen, waarbij informatie bij elkaar wordt gebracht, gebaseerd op complexe en tijdsrovende queries die alle noodzakelijke basis tabellen met elkaar joinen. Bepaalde rapport gerelateerde queries kunnen tot 15 of zelfs 20 minuten duren vooraleer ze een resultaat tonen.
- Soms duurt het meer dan een volledige dag om bepaalde informatie beschikbaar te maken.
- De rapportering gebeurt in Microsoft Excel door middel van pivot-tabellen, evenwel zonder rechstreeks ondersteunde relationele tabellen. Deze manier van werken wordt als zeer moeilijk ervaren door de informatiegebruikers. Idealiter kan informatie op een meer gebruiksvriendelijke manier gebeuren.
- Productie informatie is vereist voor een ruim publiek; business controller, management, productieleiders, prijscalculatie-dienst etc.
- Productie inzicht vanuit een informatie oogpunt zou moeten leiden tot een betere en makkelijkere controle en inzet van de print persen en de daarbij horende operatoren.
- De performantie van zowel mens en machine moet kunnen opgevolgd worden, resulterend in een optimalisatie van beide.
- Er is slechts een beperkt inzicht inzake afvalpercentages en optimalisatie hiervan.
- Gebrek aan "een versie van de waarheid”, leidt tot discussie omtrent parameters en doorlooptijd van print deel-opdrachten.
- Idealiter zou meer feitengebaseerd management in de plaats kunnen komen van beslissingen gebaseerd op buikgevoel.
- De business controller neemt vandaag bijna alle vragen rond rapportering op zich en dit bovenop zijn dagelijkse job. Zijn rol in deze is te groot en te veeleisend en het "productieproces” van informatie te arbeidsintensief. Eindgebruikers zouden in staat zijn moeten zijn om dit zelfstandig te kunnen.
- Op de werkvloer bevindt zich een veelvoud aan gelijkaardige persen, wat het moeilijk maakt om bepaalde eenvoudige rapporten te begrijpen. Hier zou een analyse vanuit een plattegrond van de werkvloer de identificatie van de verschillende persen kunnen vereenvoudigen.
- Gegeven dat er noch de ervaring, noch de kennis van hoe om te gaan met een BI project aanwezig is, bestaat de nood om te leren wat de verschillende stappen zijn binnen een succesvol BI project, naast o.a. wat de verschillende mogelijkheden zijn van BI front-end functionaliteiten.
- Beperkte budgettaire mogelijkheden voor investeringen in rapportering en analyse en BI.
ERDF
Het Europess Fonds Regionale Ontwikkeling (EFRO) subsidieert projecten die de ongelijkheden verminderen tussen de regios, de concurrentie verhogen, tewerkstelling creëren en de cohesie tussen regios versterken. Het objectief van het EFRO project "SaaS BI voor kleine & middelgrote ondernemingen (KMOs)" is het assisteren van KMOs bij het implementeren van een Business Intelligence (BI) Saas platform (software as a service) die business performance management mogelijk maakt en een meer efficiënte management informatie voor rapporterings –en analyse doeleinden toelaat. KMOs zijn vaak fout in hun geloof dat het opzetten van BI te complex en te duur is voor een KMO. Dit project kan helpen om deze vooroordelen weg te nemen.
De promoters van dit initiatief zijn Lessius Mechelen samen met element61.
Oplossing
Gebaseerd op de methodologie elementary™, die als belangrijkste elementen combineert : bewezen industrie praktijken, lessen getrokken uit eerdere ervaringen gekoppeld aan een project methodoogie, heeft element61 een Business Intelligence oplossing ontworpen en gebouwd, waarvan de volgende aspecten het vermelden waard zijn:
- Het gebruik van een BI methode, die het mogelijk maakt om te focussen op de belangrijkste BI project componenten en dit in een zeer kort tijdsbestek. Hierbij werd de nodige aandacht geschonken aan: een correcte scoping van het project, een duidelijke requirements analyse, de juiste data modelering, de noodzakelijke bron profilering en daarbijhorende analyse, een bron-doel definitie en tenslotte het ontwerpen en bouwen van de vereiste rapporten.
- Slechts een zeer kort tijdsbestek was voorzien voor het opzetten van een volledige oplossing, daarom was het essentieel dat Reynders, waar geen relevante BI of data warehouse kennis aanwezig was bij de aanvang van het project, goed begeleid werd bij hun BI traject door middel van aangepaste coaching en het correct delen van de noodzakelijke kennis en inzichten. Een belangrijk deel van de werkzaamheden werd hierbij uitgevoerd door het personeel van Reynders Label Printing; creatie van een gedetailleerde informatie matrix, bron data analyse, bron-doel definitie and het opleveren van de interface-definities met de bronsystemen.
- Een klassieke en bewezen 2-lagige data warehouse architectuur: een staging area en een data warehouse presentatie laag op basis van de ster schema concepten van Kimball.
- Een geautomatiseerde error handling gebaseerd op de screening techniek van Kimball.
- Een SQL Azure oplossing = 100% cloud.
Gebruikte technologie
De architectuur van het project bestond uit het combineren van de standaard & bewezen Microsoft technologie & BI-cloud specifieke Microsoft technologie.
- Microsoft wordt als back-end gebruitk:
- Microsoft SQL Azure DB wordt gebruikt als database in de Cloud
- Microsoft SQL Server Integration Services 2008 wordt gebruikt als ETL tool
- Microsoft SQL Server Analysis Services 2008 wordt gebruikt als OLAP tool
- Microsoft wordt tevens gebruikt als front-end:
- Microsoft SQL Azure Reporting CTP2 en Microsoft SQL Server Reporting Services 2008
- Microsoft Excel 2007 wordt gebruikt voor het analyseren van de Multidimensionele kubus
element61 verantwoordelijkheden
element61 was verantwoordelijk voor de volgende rollen en activiteiten:
- Definitie van een Business Intelligence stappenplan
- Project management
- Requirements analyse
- Definitie van de architectuur
- Diepgaande Microsoft technologie expertise
- Pro-actieve opvoliging van de nieuwste BI-cloud ontwikkelingen bij Microsoft
- Installatie van alle componenten
- Ontwerp en bouw
- Coachen van de klant
Conclusie
Alhoewel Reynders Etiketten slechts z'n eerste stappen heeft gezet in Business Intelligence, worden toch reeds voordelen zichtbaar.
Om de klant zelf te quoten – Kristof Vandenbroucke (business controller Reynders Etiketten): "Het is voor Reynders Etiketten interessant om in dit project te stappen omdat we op die manier kunnen proeven van wat BI te bieden heeft zonder direct grote investeringsprojecten op te zetten. Het geeft ons proefondervindelijk de mogelijkheid om te zien hoe een dergelijke BI-oplossing ons kan toelaten onze business beter te analyseren en aan te sturen. Wij zien het als een aanzet tot, en zeker niet als een eindpunt. Tevens zorgt het "in the cloud" gegeven ervoor dat de impact op het in-house IT departement beperkt blijft en we het project sneller konden opstarten en uitvoeren.”
