Business Intelligence in the Social Sector

element61 verantwoordelijkheden

Aangezien OCMW Brugge een full-time ontwikkelaar voor het project heeft, maar geen relevante kennis heeft in het implementeren van data warehouses, werd element61 gevraagd om de nodige kennis en expertise te voorzien om het project succesvol te laten verlopen, in een combinatie van co-development en coaching.

De rol van element61 beperkt zich niet enkel tot het technische en functionele luik, maar omvat alle aspecten die komen kijken bij het implementeren van een data warehouse en Business Intelligence, specifiek toegepast op een SQL Server omgeving en technologie.

Enkele van deze taken waren het geven van advies rond :

• Ontwerpen van de architectuur voor OCMW Brugge
• Planning en scoping van de verschillende iteraties
• User requirements verzamelen
• Bekijken BICC strategie
• User Acceptance testen
• Gebruikers begeleiding bij het uitrollen van het data warehouse in de organisatie
• ...

Naast het opleiden van de project medewerker(s) op technisch en functioneel gebied, en het verstrekken van advies rond alle facetten van een BI & data warehouse project is element61 ook sterk betrokken in de eigenlijke uitwerking van de verschillende iteraties.

Momenteel zijn er 4 iteraties gedefinieerd:

1. Personeel en HR

In de eerste iteratie halen we gegevens uit 2 verschillende omgevingen op. Eerst en vooral gaan we alle informatie die gekoppeld is aan personeel ophalen uit het InfoHos systeem. Daarnaast gaan we ook de budgetteringsgegevens opladen die gerelateerd zijn aan personeel.

Moeilijkheden die we in deze iteratie hebben ondervonden waren de typische complexiteit rond personeel, zoals mensen met meerdere contacten op meerdere tewerkstellingsplaatsen, in combinatie met het niveau waarop de informatie beschikbaar was, namelijk week niveau voor contracten en dag niveau voor ziekte en afwezigheden.

Daarnaast werden termen als aantal FTE’s  & aantal koppen ook regelmatig door elkaar gebruikt door business gebruikers, zodat er dus ook nood was aan duidelijke definities voor deze termen.

De rapporten die uit deze iteratie zijn voorgekomen kunnen we opdelen in 3 groepen.

• De eerste groep zijn de prioritaire grafieken. Dit zijn grafieken die jaarlijks gepubliceerd moeten worden en een overzicht geven over de samenstelling van personeel op basis van verschillende parameters zoals leeftijdsgroepen, geslacht, nationaliteit etcetera.
• Een tweede groep van rapporten geven de huidige toestand weer tov het gebudgeteerde. Met deze rapporten gaat men aftoetsen hoe men bezig is in het personeelsbeleid op valutair niveau en aantallen FTE’s ten opzichte van het gebudgeteerde.
• Een derde groep van rapporten gaan vooral op detailniveau naar de personeels informatie kijken en geven een inzicht aan de verantwoordelijken over zaken als:
• Bezettingsgraad binnen de dienst (# koppen & # FTE’s)
• Ziekte
• Prestatie wijzigingen (rekening houdend met geplande afwezigheden, contract aanpassingen, gekende langdurige ziektes, etcetera)
• Huishoudelijke hulpen die in dienst komen en uit dienst gaan
• Personeelsafbouw binnen diensten die moeten tijdelijk gesloten worden voor renovatie

Hieronder een screenshot met een voorbeeld van één van de rapporten die opgeleverd werden. Vanuit confidentialiteitsperspectief werd het beeld verkleint om de cijfers niet leesbaar te maken.

2. Prikklok & Woonzorg centra informatie

Tijdens de tweede iteratie had het automatiseren van de werkdruk-metingen een grote prioriteit. De werkdruk meter geeft aan binnen een RVT & ROB hoeveel zorguren partiënten nodig hebben op basis van hun Katz scoring.

Dit wordt dan vergeleken met het aantal verpleegkundigen en verzorgenden die er binnen de instelling op dat moment aanwezig/gepland zijn. Hiervoor is de personeelsinformatie nodig, die we momenteel al opgeladen hebben vanuit InfoHos, en die aangevuld wordt met de informatie uit de prikklok van ERA en de bewonersinformatie uit de RBS applicatie van Cevi.

Na een kort analyse hebben we beslist om ons voor de RBS applicatie van Cevi niet te beperken tot de informatie benodigd voor de werkdruk meter bepaling, maar ook al de overige nuttige informatie dadelijk mee te nemen. Op die manier kunnen rapporten gemaakt worden in combinatie met informatie uit de andere bestaande en toekomstige systemen en kan ook de bestaande Bio silo die bovenop RBS staat worden vervangen door een meer geintegreerde oplossing.

De gegevens die we ophalen vanuit de ERA prikklok bestaan uit 4 onderdelen.

• Het eerste onderdeel zijn de prikkingen om te weten of een bepaalde medewerker aanwezig is.
• Daarnaast worden deze prikkingen op een bepaald moment ook afgesloten en start er een berekening ivm verwachte prestatie uren, werkelijke prestatie uren, afwezigheidsuren, overuren, etcetera.
• Daarnaast zal ook het fiets project opgevolgd worden via de prikklok.
• Tot slot zal ook de effectieve planning van medewerkers in de prikklok worden opgesteld. Deze is voorlopig nog niet in alle WZC’s uitgerold, waardoor we deze info dus ook enkel maar ter beschikking hebben voor de WZC’s waar de uitrol al gebeurd is.

Naast de bepaling van de werkdruk meter en mogelijke KPI die daarop gedefinieerd zijn, zullen er ook een set van vast rapporten worden voorzien. Deze lijst is momenteel nog niet bepaald, maar hier denken we vooral in de richting van:

• Overzicht Katz aanvragen zonder bevestiging RIZIV
• Misgelopen RIZIV dagen
• Operationele bezetting van bedden vs goedgekeurde bedden
• Leegstand
• WZC wachtlijsten
• Overzicht van # dagen met fiets markering (eventueel per werknemer)

Naast de vaste rapporten zal er ook een SSAS-cube worden voorzien. Hier gaan we informatie beschikbaar maken rond bewoners bezetting, RIZIV bewoners bezetting, Facturatie bewoners, Facturatie Riziv en ook de wachtlijsten.

3. New Horizon – Cevi

De derde iteratie zal de informatie uit de New Horizon applicatie van Cevi halen.

Deze applicatie bestaat uit verschillende modules zoals:

• Boekhouding
• Kinderdagverblijf
• Sociale dienst
• Maaltijd bedeling
• Onthaal gezinnen
• Dienstencheques

Dit gaat mogelijks de grootste iteratie van de 4 worden. Na een analyse van de informatie zal beslist worden of deze iteratie gaat onderverdeeld worden in de modules zoals hierboven opgenoemd of dat we net zoals met de RBS applicatie ervoor zullen kiezen om alles in keer mee te nemen.

Zoals voor elke iteratie zullen er een set van vast rapporten te beschikking worden gesteld. Enkele voorbeelden hiervan zullen zijn:

• Leefloon bedrag/aantallen
• Vreemdelingen bedrag/aantallen
• Aantal gefactureerde maaltijden per maandag
• Dossier aantallen schuldbemiddeling
• Aantal dagen opvang voor KDV

Naast deze vast rapporten zal ook een cubus per domein worden voorzien.

4. Overige informatie

De vierde en voorlopig afsluitende iteratie voor wat betreft het opladen van nieuwe informatie domeinen, zal de resterende PLANON applicatie zijn en informatie die zich nu vooral in Microsoft Excel bestanden bevindt.