Oudste universiteit van Lage Landen kiest vooruitstrevende planningsmethode
"Als alle diensten SAP BPC gebruiken, verwacht ik dat de evaluators maar de helft van de tijd nodig hebben voor de planning. En dat terwijl de gegevens een pak kwalitatiever zijn.”
Een organisatie met ruim 9.000 medewerkers in goede banen leiden, is een heikele onderneming. Een extra uitdaging voor de Katholieke Universiteit Leuven (K.U.Leuven) is dat het bestaat uit verschillende semi-autonome diensten. Tot voor kort hielden die elk hun eigen planningsmethodologie aan. Een bijzonder onoverzichtelijke situatie, die schreeuwde om het consequent gebruik van één planningstool. De Leuvense Alma Mater koos SAP BPC NetWeaver, een tool die de taak van de centrale planningsdienst gevoelig zal vereenvoudigen.
De K.U.Leuven bestaat uit de centrale ondersteunende diensten en drie groepen – onderverdeeld in departementen, faculteiten en onderzoeksgroepen. Op elk niveau wordt er aan personeelsplanning gedaan. Tot in 2010 was er echter geen applicatie die consequent doorheen de hele organisatie gebruikt werd. Dat was vooral een probleem voor de centrale diensten, die de verschillende planningen moeten verwerken. "Alle verschillende planningsformulieren, veelal Excel-files zonder consequente onderverdeling, moesten manueel verwerkt worden”, zegt Veerle Stallaert, Senior Business Consultant bij K.U.Leuven. "Dit was dubbel werk. Het was daarom logisch om over te schakelen op één systeem waarmee alle diensten aan de slag konden.”
Voortbouwen op bestaand systeem
De K.U.Leuven vertrouwt op SAP ERP om het hele HR-beleid in goede banen te leiden. De keuze voor SAP Business Planning & Consolidation (SAP BPC) was dus logisch. "Voor ons was het cruciaal om de NetWeaver-versie van SAP BPC te hebben, omdat ook ons ERP-systeem op dat platform draait”, vervolgt Stallaert. "Door beide pakketten in dezelfde omgeving te hebben, kunnen we een directe link maken en gegevens delen.” K.U.Leuven had voldoende ervaring met SAP ERP en NetWeaver, maar SAP BPC was nog onbekend terrein voor de universiteit. Daarom deden ze een beroep op een consultancypartner. "element61 wist ons al van bij het eerste gesprek te overtuigen van hun kwaliteiten”, zegt Stallaert. "Ze hadden duidelijk voldoende ervaring met SAP BPC. We kozen ervoor de hele implementatie in-huis uit te voeren, gecoacht door een consultant van element61. Achteraf gezien was dit inderdaad een goede keuze.”
Dankzij NetWeaver ook eigen ontwikkelingen
Het project startte op in september 2009, met een analyse van de situatie en het uittekenen van de plannen. Een consultant van element61 kwam ongeveer één dag per week coachen. Stallaert: "Dit liet ons toe om ons eigen ding te doen, maar tegelijk ook terug te vallen op iemand met een grondige kennis van SAP BPC. Zo ontwikkelden we zelf een aantal belangrijke functies die standaard ontbreken in de planningstool, vooral in het delen van gegevens tussen SAP BPC en SAP ERP. Voor onder meer het gebruik van hiërarchieën, het plannen van toekomstig personeel en het onderhoud van autorisaties implementeerden we speciale modules. We ontwikkelden ook een systeem om al een planning voor te stellen voor elk personeelslid gebaseerd op de HR-informatie. Zo moeten de gebruikers niet steeds van nul beginnen. Dat wordt enorm geapprecieerd.”
Na een grondige interne testfase gingen de centrale diensten de tool definitief gebruiken in juni 2010. Dat verliep – onder meer dankzij de uitgebreide handleiding die de ITafdeling maakte – bijzonder vlot. De tweede fase, waarin de functionaliteit ook voor de groepen toegankelijk werd, startte in oktober 2010. "Op dit moment verplichten we de afdelingen nog niet om de tool te gebruiken”, gaat Stallaert verder. "Wie SAP BPC gebruikt, doet dat dus op eigen initiatief. We verwachten een langzame groei van het aantal gebruikers, omdat alle faculteiten een eigen kalender volgen en er dus andere logische momenten zijn om over te stappen. Op termijn is het uiteraard wel de bedoeling om deze methode standaard in te voeren.”
50% tijdswinst
"Uiteraard is het een groot voordeel dat SAP BPC Excel gebruikt om data in te geven. Dit zorgt ervoor dat de overstap niet al te drastisch is,” aldus Stallaert. "Het zijn vooral de evaluators op centraal niveau die veel tijd zullen winnen dankzij SAP BPC. Als iedereen volledig ingewerkt is en alles gestroomlijnd loopt, verwacht ik toch dat ze maar de helft van de tijd nodig hebben om de planning te verwerken. En dat terwijl de gegevens beter zullen zijn. Het genereren van rapporten wordt daarenboven een pak eenvoudiger dankzij voorafgemaakte templates. Daardoor kan de planning ook beter opgevolgd worden.”
Een vlekkeloze lancering? "Nee, niet helemaal,” zegt Stallaert. "De opstartprocedure via de Windows terminal server wordt als te omslachtig ervaren en de performantie kan nog geoptimaliseerd worden. Op dit vlak verwachten we toch wat extra assistentie van SAP.” Naar de toekomst toe staan er bij K.U.Leuven nog een aantal projecten op stapel waarin de mogelijke rol van SAP BPC wordt onderzocht. Voor de algemene beleidsbegroting is al een implementatietraject met SAP BPC van start gegaan. Daarnaast besloot K.U.Leuven ook alle consultancy rond dit pakket voor een periode van drie jaar aan element61 toe te vertrouwen.
Gebruikte technologie
De implementatie van dit project maakte gebruik van SAP Business Objects Planning and Consolidation 7 voor het SAP NetWeaver platform.
Projectvereisten :
- Planning van alle diensten op één lijn brengen
- Dubbel werk vermijden
- Integratie met SAP ERP
Voordelen :
- Eén consequente planningstool vereenvoudigt support
- Drastische tijdbesparing planningsevaluators
- Excel front-end zorgt voor herkenning bij gebruikers
- Vooraf gedeeltelijk ingevulde formulieren verminderen werk drastisch
