Organisatie & context
Darta is een Belgisch familiebedrijf dat gespecialiseerd is in het ontwikkelen, verwerken en commercialiseren van vriesverse producten zoals groenten, fruit, kruiden en kant-en-klare (bij)gerechten. Het bedrijf is opgericht in 1988 en heeft zich ontwikkeld tot een wereldspeler in zijn sector. Ze bieden een breed scala aan producten onder hun eigen merk en werken ook samen met klanten om op maat gemaakte producten en voedseloplossingen te ontwikkelen.
Duurzaamheid staat centraal bij Darta, en ze streven ernaar om een positieve bijdrage te leveren aan de samenleving. Met meer dan 900 werknemers exporteert Darta zijn producten naar meer dan 100 landen. Hun hoofdkantoor en belangrijkste productielocatie bevinden zich in Ardooie, West-Vlaanderen, een regio die bekend staat om zijn productie van diepvriesgroenten.
De uitdaging
Darta groeit zowel organisch als door acquisities, deze groei maakte een overstap naar een SAP ERP (S/4HANA Cloud) noodzakelijk om zodoende bedrijfsprocessen te optimaliseren en te automatiseren.
De transitie naar SAP S/4HANA Cloud wordt gefaseerd gepland over de verschillende Darta entiteiten & landen: verspreid over meerdere jaren zou elke site switchen in ERP terwijl operaties bedrijf breed natuurlijk doorlopen. Dit betekende dat, zonder actie te nemen, alle bestaande rapporten onvolledig zouden worden: alle rapportage moest worden herwerkt.
Om de koe bij de horens te vatten wou Darta management dit moment als opportuun nemen en - anno 2023 – direct kijken wat dan ook beter kon, wat kon worden geautomatiseerd qua rapportage & hoe de analytics en data ambities van de toekomst gewaarborgd konden worden. Darta ging op zoek naar een duidelijke en uitvoerbare visie over hoe de rapportage & gebruik van data kan worden verbeterd en dit op een toekomstgerichte manier. Hoe kan Darta zich voorbereiden op alles rond Analytics & AI en specifiek nu de switch naar SAP ERP als momentum gebruiken voor een versnelling.
Ons project samen
Als element61 stelden we het management van Darta voor om te starten met een Analytics Roadmap om samen met Darta te kijken wat er goed ging in analytics, wat er beter kon, welke ambities er waren, welke concrete business cases er nu zijn en hoe we dit alles kunnen vertalen naar een stappenplan met duidelijke Data & ICT architectuur.
Tijdens een 6-weekse roadmap-oefening werkten het element61- en Darta-datateam samen en voerden gezamenlijk een reeks interviews en workshops uit, wat resulteerde in een concrete en afgestemde visie op de prioriteiten in rapportage en analytics voor Darta de komende jaren.
Als onderdeel van de strategische analyse werd een echte roadmap & planning gebouwd rond het faseren van het werk en de deliverables. Aangezien de prioriteit duidelijk lag bij het ondersteunen van de SAP S/4HANA go-live met continuïteit in rapportage, lag de nadruk op haalbaar was binnen de tijdlijn van de gefaseerde migratie. Eén element was duidelijk: het opzetten van een nieuw Data Platform was cruciaal om de data van bestaande ERP's en het toekomstige SAP S4 ERP op elkaar af te stemmen en om klaar te zijn voor alles rondom productie, OT, data en AI.
In juni 2023 werd er opgestart met het bouwen van een nieuw Azure Data Platform dit werd in co-development gedaan met Darta zelf. De eerste opleveringen richtten zich op het ondersteunen van initiële rapportagedomeinen zoals verkoop, inkoop, voorraad en financiën. Bij de ontwikkeling van deze eerste domeinen werd eerst de integratie van de huidige ERP’s – namelijk CS Solutions en ARCA – uitgevoerd om te garanderen dat er een solide nieuw datamodel was om vervolgens het nieuwe ERP-systeem (namelijk SAP S/4HANA) te integreren.We hebben samengewerkt om deze nieuwe datamodellen tot een echt ‘Enterprise Data Model’ te integreren, waardoor we later alle SAP-gegevens gemakkelijk aan dit datamodel konden toevoegen. Deze aanpak stelde ons in staat om één enkel datamodel voor elk operationeel domein te behouden – zoals Verkoop – onafhankelijk van de gegevensbron(en).
Zowel het nieuwe datamodel als de integratie van de SAP S/4HANA ERP werden versneld door de Power BI Out-of-the-Box modules van element61. Deze modules zijn vooraf gebouwde analytische oplossingen die zijn ontworpen om de implementatie van business intelligence (BI) en rapportering op verschillende functionele domeinen zoals Financiën, Verkoop, HR, Voorraad, enz. te versnellen. In totaal heeft element61 10 van dergelijke modules beschikbaar en klaar om te implementeren. Ze bevatten alles wat nodig is om de data van aan de databron tot aan het rapport te krijgen, inclusief de extractiescripts, de transformaties, de views en zelfs de Power BI-rapporten zelf.
De Power BI Out-of-the-Box modules stelden Darta in staat om de tijd en moeite die nodig was om nieuwe gegevensbronnen (zoals SAP S/4HANA) te dekken met BI-rapportage in dit project aanzienlijk te verminderen.
Voor Darta toonde de fit-gap analyse aan dat 74% van de rapportagevereisten binnen de domeinen Verkoop, Financiën, Inkoop en Voorraad kon worden gedekt door gebruik te maken van Power BI “Out-of-the-box”, waardoor het project op meer dan 70% van de scope kon versnellen en zich kon richten op de resterende 30% van de specifieke vereisten. De Power BI Out-of-the-Box modules zijn beschikbaar voor een breed scala aan domeinen en ERP’s, waaronder SAP S/4HANA, en Darta maakte in dit project gebruik van de modules voor zowel verkoop, financiën, inkoop als voorraad.
Meer informatie over de Power BI "Out-of-the-Box" modules
Resultatens & impact
Minder dan vier maanden na de start van het project werden de eerste analytics dashboards en rapporten omtrent Verkoop gecreëerd en gevalideerd binnen de organisatie. Tegelijkertijd werd de rapportage ook interactiever, sneller en meer geautomatiseerd, wat werd toegejuicht in alle lagen van de organisatie.
In het voorjaar van 2024 ging Darta live met zijn eerste entiteiten op SAP S/4HANA. Tegelijkertijd werd ervoor gezorgd dat dit gepaard liep met het live brengen van de rapporten, met een eerste focus op het Verkoopsdomein. Later in de zomer werd dan Voorraad live gebracht. Door gebruik te maken het ‘Enterprise data model’ was Darta hierop voorbereid en bleef alle rapportage voor en na soepel verlopen. Deze continuïteit zorgde voor belangrijke bedrijfsinzichten tijdens de eerste stappen in de nieuwe ERP-migratie.
In de afgelopen maanden werd dit door element61 gebouwde Moderne Dataplatform uitgebreid met meer gegevens over de domeinen Financiën en Inkoop. De plannen omvatten ook productierapportage en gaandeweg zullen meer landen zullen live gaan met SAP S/4HANA. Het samen opgebouwde platform heeft ondertussen bewezen klaar te zijn voor deze uitbreidingen alsook voor mogelijke innovaties zoals een eerste AI-use-case.
"element61 heeft ons niet alleen geholpen onze rapporteringsomgeving te moderniseren, ze hebben een naadloze transitie bewerkstelligd richting rapportering in alle lagen van onze organisatie. De manier van werken betaalt zich op dit moment al af, met aanzienlijke verbeteringen en actie-gedreven inzichten. De vlotte samenwerking met de element61 experten heeft dit succesverhaal nog versterkt. We kijken volop vooruit, naar de mogelijkheden die data ons kan bieden in functie van management inzichten en verder." - Jørgen Trauwaen - Group IT Director at d'Arta
