(dutch only)
Met dank aan CFO Magazine/ Financial Media waar deze case het eerst is verschenen.
Lees dit artikel indien u wilt weten:
- Waarom Aliaxis op zoek ging naar een meer toekomstgerichte oplossing voor analytics en corporate performance management
- Hoe Aliaxis een duurzame en flexibel rapportering uitbouwde
- Welke tools Aliaxis hiervoor gebruikt
De roots van Aliaxis liggen bij Etex, een Belgische bedrijvengroep die actief is rond bouwmaterialen en die in in 2003 zijn afdeling plastics verzelfstandigde in Aliaxis. Er volgde een traject van snelle groei, onder andere door een reeks strategische acquisities. Aliaxis levert plastic buizensystemen voor de bouw, infrastructuur, industrie, enzovoort. Met haar oplossingen zorgt Aliaxis ervoor dat mensen en bedrijven toegang krijgen tot energie en water. Het bedrijf telt ongeveer 16.000 medewerkers, verspreid over ruim honderd vestigingen. Het bedrijf realiseert een omzet van drie miljard euro, via activiteiten in 46 landen. Het hoofdkwartier van Aliaxis is gevestigd in Brussel en telt ongeveer honderd medewerkers. Het corporate finance team – met een twintigtal medewerkers – werkt vanuit de hoofdzetel.Nieuwe behoeften
Van bij de start in 2003 stippelde Aliaxis een ambitieus groeitraject uit. Tegelijk evolueerde Aliaxis daarbij van een klassieke holding naar een industriële groep. Achter de schermen veranderde dat de behoeften op het vlak van rapportering. Binnen die omgeving staat het corporate finance team in Brussel onder andere in voor het beheer van de consolidatie, rapportering, budgettering en forecasting. Daarvoor was vroeger een oude versie van IBM Cognos Controller in gebruik, aangevuld met een arsenaal aan Excel-rapporten. Binnen de evolutie van Aliaxis was die aanpak niet langer houdbaar. Onder meer IFRS, de nood aan een snelle maandelijkse afsluiting en veranderende behoeften op het vlak van onder meer transfer pricing zorgden ervoor dat Aliaxis op zoek ging naar een meer toekomstgerichte oplossing voor analytics en corporate performance management.
“We blijven groeien”, zegt Group PMO Manager Philippe Vanden Broeck. “Daardoor neemt het volume rapportering almaar toe.” Aliaxis begreep dat het interessant zou zijn om alle rapportering op één platform te integreren om vervolgens voordeel te halen uit automatisering. Aliaxis nam Deloitte onder de arm om de selectie van een nieuwe oplossing te begeleiden. Dat traject leidde opnieuw naar IBM Cognos. De doelstelling was van bij de start duidelijk: doorheen de hele groep zicht krijgen op de manier waarop diverse entiteiten – afdelingen, landen, klanten, producten – bijdragen aan het groepsresultaat. Tegelijk ging Aliaxis voor meer datakwaliteit, een betere en snellere maandelijkse afsluiting en een uniform KPI-woordenboek. “Duidelijkheid en transparantie zijn hier twee belangrijke kernwoorden”, legt Philippe Vanden Broeck uit. “We wilden dat iedereen zou vertrekken vanuit dezelfde correcte data, en dat iedereen daarbij dezelfde taal zou spreken.”
Philippe Vanden Broeck, Group PMO manager bij Aliaxis
“Met data uit 130 entiteiten voeren we de maandelijkse afsluiting op twee dagen uit. Je begrijpt meteen waarom automatisering een must was. Manueel kun je die snelheid nooit behalen.”
Eén versie van de waarheid
De geboden oplossing biedt een antwoord op de behoefte aan duurzame en flexibele rapportering binnen een grote, wereldwijde en snel veranderende organisatie. Niet onbelangrijk: de data zijn afkomstig uit diverse ERP-systemen, verspreid over de 130 rapporteringsentiteiten van de groep. Consolidatie staat centraal in het verhaal. Het nieuwe platform brengt de datasets samen voor de maandelijkse managementrapportering en voor het jaarrapport. Zo beschikt Aliaxis op ieder moment over een single version of the truth, die tegelijk vanuit verschillende hoeken zicht biedt op de prestaties van de onderneming. Aan de basis staat een datawarehouse, opgezet met de nodige aandacht voor master data management en databeveiliging. In het datawarehouse bevinden zich zowel data over verkoop en marketing als financiële informatie. De combinatie daarvan leidt tot een brede waaier aan KPI’s. Het datawarehouse staat garant voor de integratie van alle datastromen, afkomstig van de diverse ERP-systemen. Parallel met de ontwikkeling van het datawarehouse stond consultingbedrijf element61 in voor de implementatie van een nieuwe versie van IBM Cognos Controller, die werkt met data die afkomstig is uit de diverse ERP-systemen en manuele input. Om in real time zicht te krijgen op de data uit Cognos Controller, nam Aliaxis IBM Cognos TM1 in gebruik. De verzamelde financiële data zijn heel uiteenlopend van aard. Het gaat om cijfers over bijdrage van klanten en producten aan het resultaat, over kostensoorten en cost centers, enzovoort. Nieuw is dat de verwerking van de datastromen volledig automatisch verloopt.
Eén en ander heeft ertoe geleid dat Aliaxis erin slaagt een snelle afsluiting te realiseren. “De maandelijkse afsluiting op lokaal niveau gebeurt op twee dagen”, zegt Philippe Vanden Broeck. “Je begrijpt meteen waarom automatisering een must was. Manueel kun je die snelheid nooit behalen.” Vandaag beschikt Aliaxis doorheen de hele groep over de enige juiste versie van de waarheid. “Dat zorgt voor betere en snellere beslissingen. We hebben sneller toegang tot de juiste data en behouden zo makkelijker het overzicht over het geheel.”
Bijsturen in real time
Snelheid is een essentieel punt voor Aliaxis. “We hebben zo goed als in real time zicht op de cijfers”, legt Philippe Vanden Broeck uit. “Wanneer een bepaalde entiteit een update van de cijfers doorvoert, merken we dat nauwelijks een kwartier later al in de rapportering.” Dat is een groot verschil met de klassieke manier van werken, waarbij een onderneming vaak op de nachtelijke batchverwerking van de data van de voorbije dag moet wachten om het effect ervan in de rapportering terug te vinden. “De snelle beschikbaarheid van de data is echt een luxe. Het laat je toe meteen te reageren. Je hebt de vinger continu aan de pols.” Tegelijk is snelheid alleen echter ook niet zaligmakend. “Klopt. Het grote verschil kun je maken door die snelheid te combineren met een hoger niveau van datakwaliteit en met een groter arsenaal aan analysemogelijkheden.”
IBM Cognos biedt de mogelijkheid om vanuit de geaggregeerde data almaar verder door te klikken, desnoods tot op het allerlaagste dataniveau. Bovendien is er via een reeks gepreconfigureerde KPI’s onmiddellijk toegang tot bepaalde data. Het zorgt voor een betere samenwerking tussen de verschillende afdelingen. “Dat was ook de ultieme betrachting. Iedereen gebruikt nu hetzelfde platform en spreekt dezelfde taal.” De gebruikers van IBM Cognos situeren zich voornamelijk bij finance. Ze koppelen informatie terug naar de business. “De oplossing is in de eerste plaats gericht op financiële controlling, forecasting en planning. Het gaat om oefeningen die typisch zijn binnen een finance omgeving.” In de toekomst wil Aliaxis de afstand tussen finance en business echter verder verkleinen. “Er zijn plannen voor de ontwikkeling van dashboard en scorecards, met meer concrete, werkbare informatie voor de business. Via IBM Cognos BI zullen we kant-en-klare rapporten aanbieden. Dat is onze volgende uitdaging: de drempel verder verlagen en de data echt concreet bruikbaar maken binnen het bedrijf, ook buiten de financiële afdeling.”
Gefaseerde aanpak
Een grootschalig traject staat of valt met het bijhorende change management. Dat was bij Aliaxis niet anders. “Het ging om een behoorlijke grote uitdaging”, blikt Philippe Vanden Broeck terug, “onder meer omdat er op het vlak van rapportering een behoorlijk verschil in maturiteit bestond tussen de diverse entiteiten. Sommige divisies voelden zich direct thuis in de nieuwe manier van werken, andere hadden veel minder voeling met de materie en hadden behoorlijk wat opleiding en ondersteuning nodig.” Net omdat niet alle entiteiten op dezelfde manier tegen het project aankeken, besliste Aliaxis om voor een gefaseerde implementatie te kiezen. “We hebben workshops georganiseerd in functie van de maturiteit van de verschillende teams. We toonden daarbij niet alleen aan hoe IBM Cognos bijdraagt aan de goede werking van het bedrijf, maar ook waar zich de voordelen voor de medewerkers van finance zelf bevinden.” Ook bij de uitwerking van de opleiding kon Aliaxis rekenen op element61.c“Ik kende het bedrijf vooraf eigenlijk alleen van naam”, geeft Philippe Vanden Broeck toe. “Het liet me toe heel open en onbevangen in de samenwerking te stappen.” element61 tekende bij Aliaxis de aanpak van het projectbeheer uit. “De consultants waren de drivers achter de implementatie: van de eerste analyse en de definiëring van de functionele vereisten, tot de eigenlijke implementatie en de workshops. We hebben gewerkt in wederzijds vertrouwen, ondersteund door het juiste advies.”
Philippe Vanden Broeck, Group PMO manager bij Aliaxis
“De volgende uitdaging bestaat erin de data nog meer concreet bruikbaar maken voor de business, via rapporten, dashboards en scorecards.”
Gedetailleerd inzicht
Momenteel ziet het ERP-landschap bij Aliaxis er behoorlijk heterogeen uit. Er zouden ruim dertig versies van diverse ERP-toepassingen in omloop zijn. Het hoofdkwartier in Brussel draait op Microsoft Dynamics AX. Op termijn wil Aliaxis naar één bedrijfsbreed ERP-platform overstappen. Dat project loopt momenteel. In eerste instantie gaat Aliaxis werk maken van nieuwe analyses en nieuwe rapporten. Het bedrijf wil nog meer voordeel halen uit de beschikbare data. “Dat is inderdaad de belangrijkste bestaansreden van het hele project. Het gaat erom inzicht te krijgen in de manier waarop elk element afzonderlijk bijdraagt aan het resultaat van de groep. De beschikbaarheid van de data laat ons toe om heel gedetailleerd te werk te gaan: de contributie van een specifieke klant, van een bepaald product, enzovoort.” Doorheen de tijd verrijkt Aliaxis de data met bijkomende informatie. Het bedrijf beschikt intussen over dedicated cubes per functioneel domein, waarbij het nagaat wat de bijdrage is aan het resultaat, maar ook wat de bijhorende personeelskosten zijn, de vaste kosten, enzovoort.
Verfijnen en uitbreiden
“In de nabije toekomst willen we de oplossing verder uitbreiden richting budgettering en planning”, zegt Philippe Vanden Broeck. “Momenteel gebruiken we vooral de rapportering over de actuele toestand. Het is niet meer dan logisch dat we het actieterrein van het platform verder verfijnen, maar ook uitbreiden. Budgettering en planning zijn dan de logische volgende stap.” Het is een doelstelling die past binnen de ruimere ambitie van Aliaxis: verder evolueren naar één grote, geïntegreerde industriële groep, met een duidelijke focus op prestaties en resultaat.” Het spreekt voor zich dat IBM Cognos mee bijdraagt aan de realisatie van die ambitie. “In elk geval merken we wel heel duidelijk de minder tastbare resultaten die uit het gebruik van IBM Cognos voortkomen: de toegenomen efficiëntie onder de medewerkers, de betere samenwerking, de verhoogde kwaliteit van de data, de snelle beschikbaarheid van data, en het feit dat iedereen over dezelfde, correcte data beschikt, doorheen de hele groep.” Trouwens, Philippe Vanden Broeck benadrukt dat Aliaxis zich eigenlijk nog maar aan het begin van een veel groter traject bevindt. “Uiteindelijk komen we nu pas min of meer op kruissnelheid met de basis van de oplossing. De komende jaren zullen we het gebruik ervan verder intensiveren. Er valt echt nog veel uit te halen.”
