SAP BPC permet à Deceuninck de prendre des décisions d'affaires agiles et bien fondées
« En plus de nous aider à gagner du temps en matière de consolidation et à améliorer notre budgétisation et nos prévisions, les rapports standardisés et faciles à comprendre permettent une meilleure prise de décision. »
Deceuninck est le leader en conception et fabrication de systèmes éco-énergétiques en PVC destinés à la construction de maisons durables. L’entreprise possède 10 sites de production et est active dans 75 pays. La consolidation financière y est donc particulièrement complexe. Deceuninck a opté pour SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC) afin de rationaliser ses processus de consolidation.
Le progiciel s’est avéré à ce point flexible et polyvalent qu’il a été graduellement étendu grâce à des fonctionnalités additionnelles. Actuellement, SAP BPC est l’un des softwares de premier plan du département financier, qui l’utilise pour réaliser de multiples opérations, parmi lesquelles la budgétisation, les prévisions et même la recherche de conventions.
Jusqu’en 2008, la consolidation au sein de Deceuninck était en majeure partie une activité manuelle, avec tous les inconvénients que cela implique. Le processus était source d’erreurs, étant donné l’absence de vérifications automatiques. De plus, le manque de transparence rendait les fautes difficilement détectables. Il n’existait pas de vue d’ensemble générale, ni d’intégration avec d’autres applications financières. Pour ne rien améliorer, la distribution et le reporting n’étaient pas harmonisés : avec des rapports établis au fur et à mesure, le management ne disposait pas d’une base solide pour les prises de décisions. En bref : un outil d’automatisation était plus que nécessaire.
Le Chief Financial Officer Philippe Maeckelberghe se souvient de l’étude de marché : « Même si au départ, SAP BPC n’était pas notre favori, nous avons vite réalisé que c’était ce package qui répondait le mieux à notre besoins actuels et futurs.
Il a été intégré sans faille avec nos applications existantes, il est très flexible et a une fonctionnalité très large. Pendant que beau-coup d’autres fournisseurs de logiciels offrent des fonctions comme la consolidation et le planning, les prévisions à court terme, la budgétisation, les rapports d’exploitation, les prévisions en matière de liquidités, etc., en tant qu’applications séparées, SAP BPC les intègre en un seul package unique et rentable. »
La confiance dans une solution et une expertise à l’épreuve du futur
Deceuninck était un client SAP depuis de nombreuses années et utilisait l’ERP Central Component (ECC), SAP Business Intelligence (BI) et SAP Process Integration (PI). SAP BPC a cependant été choisi pour ses capacités et non pour une question d’uniformité de marque. « Lorsque nous avons choisi ce système, c’était alors encore un produit OutlookSoft », explique Philippe Maeckelberghe. « Son acquisition par SAP assure la cohérence et la continuité : nous sommes sûrs que le package sera développé comme prévu. »
En termes d’intégration et de transfert de connaissances, le partenaire de SAP, CFO– belux, était un choix logique en raison de sa forte présence et des résultats obtenus dans ce domaine. Ils sont le partenaire le plus expérimenté quand il s’agit de l’intégration et de l’implémentation de SAP BPC. Ils ont coaché le département IT de Deceuninck au cours des différentes étapes. De plus, Deceuninck a apprécié leur approche participative et leur intention de garder la collaboration ouverte. Philippe Maeckelberghe : « Aujourd’hui, nous avons la connaissance suffisante en interne pour développer de nouvelles applications. Néanmoins, nous continuons à collaborer étroitement avec element61, lorsqu’une expertise additionnelle est nécessaire. »
Temps d’implémentation très rapide
SAP BPC a été intégré chez Deceuninck dans un délai très court. La première consolidation a eu lieu en mai 2009, plus vite que prévu. Filip Levrau, DSI chez Deceuninck : « Pendant les deux premiers mois, nous avons utilisé la consolidation tant manuelle qu’automatisée, pour des raisons de sécurité. Cependant, nous n’avons pas tardé à remarquer que l’implémentation avait été faite de façon irréprochable et nous avons pu entièrement nous reposer sur BPC. » Peu après ce premier lancement, beaucoup d’autres applications complémentaires ont été ajoutées. « L’outil est tellement facile à utiliser et flexible qu’il est possible d’ajouter de nouvelles fonctions très rapidement », dit Filip Levrau de manière enthousiaste. « En fait, nous sommes uniquement limités par notre propre créativité. Si je dois mentionner un seul inconvénient, je dirais que désormais, nous sommes si familiers avec SAP BPC que nous l’utilisons pour des choses pour lequel cet outil n’est pas vraiment destiné au départ. En conséquence : nous poussons le système et le serveur au bout de leurs limites. »
Standardisé et rationnalisé
« SAP BPC devient de plus en plus une par-tie essentielle du département financier de l’entreprise, » confirme Philippe Maeckelberghe. « Les prévisions et la budgétisation, par exemple, sont réalisées de manière bien plus efficace qu’avant. Il y a un lien direct entre les prévisions et les chiffres réels, ce qui nous permet d’évaluer les chiffres à tout moment et d’ajuster nos méthodes, si nécessaire. Un autre atout est la manière standardisée de calculer et de documenter. Les auditeurs tant internes qu’externes accèdent ainsi plus facilement aux données financières dont ils ont besoin. » « Toute l’infrastructure IT de Deceuninck est centralisée et standardisée pour le groupe en-tier », ajoute Filip Levrau. « Les données de la société sont donc directement disponibles à un endroit. Cela signifie également que toutes les personnes chargées des finances et qui sont impliquées dans la consolidation, les prévisions et la budgétisation doivent apprendre à utiliser le programme. Il est par conséquent capital que ce dernier soit très facile à apprendre. Le frontal Excel de SAP BPC fournit l’environnement idéal étant donné qu’il est très similaire aux méthodes de travail déjà utilisées. Notre département Finance a organisé une séance de formation consacrée à SAP BPC lors de son meeting financier international et n’a reçu que des retours positifs concernant la facilité d’utilisation. »
Une source pour prendre de meilleures décisions
« L’impact que SAP BPC a sur nos affaires est tout simplement impressionnant, » dit avec insistance Philippe Maeckelberghe. « En plus de nous aider à gagner du temps en matière de consolidation et à améliorer la budgétisation et les prévisions, les rapports standardisés et faciles à comprendre permettent une meilleure prise de décisions. Ces rapports sont essentiels pour une évaluation plus efficace des chiffres car ils permettent de distribuer, de façon harmonisée, une information compréhensible et correcte à travers toute l’organisation. C’est exactement ce que nous accomplissons grâce à SAP BPC. Ce qui pourrait être utile à l’avenir serait une solution plus facile, qui permettrait de publier immédiatement les résultats dans des fichiers Word ou en Power Point. Cela nous aiderait à créer des présentations qui pourraient être immédiatement soumises à notre conseil d’administration. »
Exigences :
- Consolidation automatisée des résultats
- Reporting clair et standardisé
- Logiciel facile à utilise
Benefits :
- Reporting clair pour une diffusion au sein de toute l’entreprise
- Outil flexible permettant le développement rapide de nouvelles applications
- Coût total de possession très réduit du logiciel financier
- Simplification du processus de consolidation
- Budgétisation et prévisions plus faciles
