You are here

De ware betekenis van Business Intelligence

Er heerst blijkbaar verwarring over de definitie van business intelligence. IT’ers enerzijds en businessmensen en financiële professionals anderzijds begrijpen er andere dingen onder. Ook heerst er nog zowel over- als onderschatting.

 

 

 

De BI-markt is in de vorbije jaren behoorlijk groot geworden, stelt Stijn Vermeulen vast. De managing director van consultbureau element61 stelt vast dat BI-tools veel historische gegevens in beeld brengen. "De cijfers uit het verleden voeden via datawarehouses heel wat rapportering. Daarnaast zorgt performance management voor financiële oplossingen voor planning en budgettering, consolidatie, activity based costing en dergelijke meer. Na een periode van nichespelers is zowat sinds 2006 een convergentie naar globale oplossingen tot stand gekomen tussen BI en Corporate Performance Management”. Met andere woorden tussen de ICT-kant en de financiële kant”

 

Twee begrippen voor één doel?

 

"Vaak krijgen de begrippen business intelligence (BI) en performance management (PM) een verschillende invulling bij businessmensen dan bij IT’ers. Hun insteek en focus verschillen. IT’ers zien veelal een zeer breed gamma van tools en technieken als BI-oplossingen. De business is het er meer om te doen stuurinstrumenten te bouwen voor het stellen van doelen, planning en organisatie, voorspellen en ten slotte resultaten meten, die samen een managementcyclus vormen”, zo schetst Carl Moons, general manager van Aexis. Moons is overigens ook UAMS-docent en leidt er een opleidingsprogramma Financieel Performance Management.

 

"Uiteindelijk zijn de twee insteken dimensies van een zelfde verhaal. Sommige softwarebouwers bekijken dit ook als één geheel. Het komt erop neer dat BI-tools en |technieken dienen om een PM-proces op te zetten. Het is belangrijk dat alle betrokkenen beseffen dat ze het dus over dezelfde materie hebben. Maar die duidelijkheid wordt bemoeilijkt omdat vendors vaak en graag nieuwe termen lanceren”, vindt Moons nog.

 

"Financiële en businessanalisten werken met zeer diverse verwachtingen en klutsen soms de begrippen BI en PM door elkaar,” merkt ook Luc Siebens, group reporting manager bij RealDolmen. Hij heeft binnen de IT-groep een rapporteringsplatform opgebouwd, expertise die ook extern wordt aangeboden. "Wij trekken nu BI en PM helemaal uit elkaar,” stelt hij verrassend. "Maar we gebruiken wel één datawarehouse om een aparte BI- en PM-omgeving te voeden. PM kijkt meer vooruit, simuleert en budgetteert. BI houdt zich bezig met de actuals en het verleden. Op dat laatste lag de voorbije jaren sterk de focus.

BI dient om de assumpties, plannen en strategie, die PM ondersteunt, af te zetten tegen de werkelijkheid.”

 

Niet iedereen kan Ferrari besturen

 

Het gebruik van BI is nog vrij beperkt in bepaalde opzichten. "Vaak gebruikt finance enkel het BI-luik dat in het financiële pakket zit en dat vrij beperkt is. Daarnaast gebruikt men nog veel spreadsheets om zelf analyses te maken. BI kan echter veel meer. Zo is het ook geschikt voor niet-financiële resultaten. Neem je die niet mee, wat vaak nog gebeurt, dan gebruik je niet genoeg informatie van en voor de business,” meent Merlijn Gillissen, onafhankelijk consulent van het bureau Decido. "De rapportage is vaak te financieel gestuurd en kijkt te veel achterom. De kloof met de business is zelfs vergroot door de tools van bepaalde grote leveranciers. Die zijn zo complex dat er wordt teruggegrepen naar de simpele, maar beperkte spreadsheet. Finance trekt zich al te vaak terug op zijn eigen terrein. Vaak heeft de dienst zijn brugfunctie onvoldoende uitgebouwd. De BI-belofte van eertijds, dat je alles zou te weten komen en makkelijk zou kunnen analyseren, wordt zo niet waargemaakt. Niet iedereen kan een Ferrari besturen.”

 

Steeds meer procesgericht

 

Carl Moons raadt businessmensen en financiële professionals aan om te gaan voor oplossingen op procesniveau, waarbij de meest geschikte technologie wordt ingezet. "Je krijgt hierin steeds meer specialisatie. Zo is Aexis bijvoorbeeld zeer goed thuis in oplossingen voor het ziekenhuiswezen. We hebben hiervoor specifieke templates. Financiële diensten zoeken ook veelal procesoplossingen, maar niet zelden drukken ze zich verkeerd uit en vragen ze naar een tool. Toch wordt er steeds minder geshopt voor BI-tools.”

 

Dat neemt niet weg dat een meerderheid nog een procesoplossing zoekt door alleen maar tools en technologie aan te kopen. "Zeker als er in de financiële dienst een IT-kenner zit, werken bedrijven nog vaak hun eigen oplossingen uit. Maar de groep organisaties die een compleet pakket aankoopt, met applicaties en integratie erbij, is al gegroeid tot zowat 30% van de markt. Zij willen of kunnen zelf geen tijd meer steken in het schrijven van programma’s.

 

"Bedrijven hanteren steeds vaker één strategie voor het geheel van BI en PM. Finance wordt daarbij vaak eigenaar van het hele terrein. Jammer genoeg is echter Excel meestal nog de voornaamste tool. Dat is goed voor persoonlijke productiviteit, maar niet echt voor gebruik in werkgroep binnen een onderneming. Je kan er moeilijk in bijhouden wat de laatste versie is en van wie. Dat wordt zeker onwerkbaar met meerdere vestigingen in verscheidene landen”, meent Stijn Vermeulen. "Er ontstaat snel een kluwen van communicatie en versies waarbij je de ontbrekende workflow met doorgemailde bjlagen probeert op te vangen. Spreadsheets laten ook meer fouten in het systeem sluipen en je ontdekt ze minder makkelijk.”

 

Juiste verwachtingen, juiste inschattingen

 

"Je moet goed weten welke verwachtingen BI kan inlossen”, meent Carl Moons (Aexis). BI kan zorgen voor een eenduidig zicht op je plannen en resultaten, voor een efficiënte en kortere doorlooptijd van rapportering, voor een gestroomlijnde planning in een complexe, vaak internationale organisatie en een inpassing van beste praktijken en rapporteringsstandaarden via templates.”

 

Luc Siebens vindt het belangrijk te beseffen dat men een oplossing niet in één ruk kan implementeren. Hij pleit ook voor een goed management van verwachtingen. "Mensen moeten beseffen dat je voortaan niet zomaar meer lijstjes gaat produceren, maar heuse analyses van benodigde informatie en metingen in functie van targets. Om zo ver te geraken moet je een traject uitstippen. En je moet het management daarop ook genoeg attenderen. Het moet in iedere fase weten wat er al kan en wat nog niet. Je meet alleen nog wat kritisch is. Je moet uitkristalliseren.”

 

Merlijn Gillissen waarschuwt voor de al te grote kwetsbaarheid van veel systemen. "Als je gegevens niet perfect zijn, stop je er al gauw rotzooi in. Dan komt er ook rotzooi uit. Veelal zijn te veel gegevens in diverse systemen ingebouwd en is het geheel slecht georganiseerd. De mens is de zwakke schakel geworden. Zoals altijd: A fool with a tool is still a fool. Als je gegevens onbetrouwbaar zijn, is alle rapportage dat ook. Ik verwacht daarin de komende vijf jaar geen grote verbetering.

 

"Na 25 jaar in het vak ben ik alleen maar overschatting van de mogelijkheden tegengekomen, nooit onderschatting!”, aldus Carl Moons. "Nog steeds beseffen sommigen niet dat een tool op zich nooit een oplossing is. Men denkt nog te weinig na over de processen en de rollen.” Luc Siebens merkt dat mensen vaak onderschatten wat er te doen staat. "Je moet een stap terug zetten qua meetgegevens. Misschien heb je maar tien van je vroegere honderd meetgegevens meer nodig. Je moet uitmaken waarop je gaat sturen. Dat wordt je kapstok waaraan je andere elementen dieper in de organisatie ophangt. Hieraan wordt veelal te weinig aandacht besteed. Als je bijvoorbeeld na een fusie zomaar centraliseert, ben je heel verkeerd bezig. Je moet in vraag stellen wat je hebt.”

 

De grootste valkuilen en kansen

 

De valkuim van de tooloverschatting is nochtans heel goed te vermijden, vindt Carl Moons. "Kies er een ondersteuning bij van iemand die je business en je probleem begrijpt. Zorg ook voor genoeg projectplanning, waarbij er genoeg tijd wordt uitgetrokken voor de interne opvolging. Er is altijd wel een deadline voor rapportering of planning te halen. Probeer dus ook geen te grote stappen te zetten en faseer genoeg.”

 

"Je moet je consequent afvragen voor wie je het doet”, raadt Merlijn Gillissen aan. "Daarbij hoort ook dat finance voor de business analyseert en hem van de resultaten informeert. In goede BI kan je heel wat informatie bundelen en goed weten wat er in de waardeketen vanaf marketing tot financieel resultaat gebeurt. Sommige bedrijven gebruiken BI zeer diep om de werking van de organisatie op te volgen. Dat is veel meer dan alleen wat verplichte rapportage teruggooien naar de business, wat nog al te vaak het geval is. Als je BI en financiële informatie los van elkaar ziet, versterken ze elkaar niet.”

 

"Je maakt in het huidig economische klimaat als onderneming het verschil dankzij goede planning, budgettering en forecasting van je financiële resultaten. Daarom groeit de PM-markt nu sneller dan de BI-markt. Maar finance moet beide samen beheren en beheersen,” meent Stijn Vermeulen. "Bedrijven hebben gelijk om die prioriteiten te stellen. Dat kan ervoor zorgen dat ze continu kunnen plannen en dus elk kwartaal een plan voor de volgende vier kwartalen opstellen. Het realisme hiervoor haal je uit de forecasting. Je kan niet meer anders.”

Willem De Bock