U bent hier

Verachtert: In de wolken met uw analyse

Uw data zijn voor uw bedrijf het hoogste goed. De analyse ervan levert cruciale informatie op. Een beetje externe hulp hier, business intelligence of BI dus, lijkt meer dan welkom in functie van uw beslissingen. En waarom doet u geen beroep op externe infrastructuren ? Letterlijk dan. Toch staat online business Intelligence nog maar in de kinderschoenen. CFO Magazine sprak met de Belgische KMO Verachtert, die voor zijn business intelligence effectief een beroep deed op zo’n zogenaamde cloud oplossing.

Dimitri Rombouts, managing director bij Verachtert : 
‘De focus van onze rapportering ligt op de beslissingen die een manager moet nemen, 
en niet wat je in die rapporten wil zien als manager. Een subtiel verschil.’

Bedrijven moeten alsmaar sneller gefundeerde beslissingen nemen. De technologie rond business intelligence, die hierbij kan helpen, is de voorbije jaren flink geevolueerd. Business intelligence-systemen (kortweg BI) filteren en analyseren bedrijfsdata om daarmee waardevolle informatie te kunnen presenteren. Dit teneinde bedrijven sterker en slimmer te maken. BI-toepassingen bestaan al langer, maar worden alsmaar meer divers: van nuttige rapporten op tot heuse voorspellingen. 

What’s in a cloud? 

Parallel met de opmars van business intelligence duikt in de bedrijfswereld vandaag nog een andere trend op: cloud computing. Het is momenteel de hype in de IT-sector, maar tegelijk is cloud computing een vlag die vele ladingen dekt. Het is namelijk de verzamelnaam voor alle modellen waarbij IT buiten de bedrijfsmuren wordt geplaatst. Het gaat dus zowel over software, over opslagcapaciteit of rekenkracht als over uw hele ICT-infrastructuur, die voor bepaalde tijd wordt gehuurd. Business intelligence en de cloud lijkt een logisch huwelijk, vindt Stijn Vermeulen van element61, een dienstverlener rond BI. 

Net als bij andere vormen van cloud computing, spelen de vaak geciteerde troeven van cloud computing ook bij BI. De financiele drempel voor de forse basisinvestering kan worden vervangen door een periodiek bedrag, dat bijvoorbeeld maandelijks wordt betaald in functie van het verbruik. Van capex gaat het dus naar opex. Ook rond onderhoudskosten, configuratie en implementatietijd worden veel kopzorgen weggenomen, vermits de verantwoordelijkheid hiervoor bij de dienstenleverancier ligt. 

"Op deze manier verandert de traditionele aanpak rond software fundamenteel. Je aanbieder, zoals Microsoft en IBM, staat namelijk ook in voor de hardware en diensten die nodig zijn om de business intelligence toepassing te doen werken, benadrukt Stijn Vermeulen. "Daarnaast is business intelligence een echte materie voor het management. Het staat ver af van de onderliggende technologie die je ervoor nodig hebt. Je kan dus ook het technische werk voor een flink stuk afwentelen op je leverancier. Cloud computing kan met name voor KMOs een antwoord bieden om in te gaan op de kansen die business intelligence hen levert. "KMOs hebben vaak niet de financiele middelen, kennis of middelen om echt de kaart van BI te trekken, benadrukt Vermeulen. Samen met de Lessius Hogeschool ging element61 een project aan waarbij een zevental KMOs met een BI cloud omgeving werd uitgerust. Data werden opgeladen naar de cloud (in de praktijk: het datacenter van de aanbieder) en extern werd dan een zogenaamde datawarehouse (lees: gegevenspakhuis) opgebouwd dat als basis diende voor verdere analyses. Met als verschil dat deze analyses dus extern gebeurde en niet binnen de bedrijfsmuren zelf. 

Een stap voorbij het transactionele 

Ook Verachtert, een Belgisch bedrijf met 330 werknemers en vier vestigingen, waarvan eentje in Tunesie, beschikt sinds kort via dit project over een BI in de cloud- oplossing. Het bedrijf is een groothandel in hobby-artikelen en specialiseert zich in handwerk-kits, sporttextiel en -vloeren en decoratiemateriaal. Verachtert beschikte reeds over een ERP-oplossing op basis van Microsoft Dynamics dat in 2009 werd geimplementeerd. Maar bij ERP draait het voornamelijk om transactionele data voor de dagelijkse werking van een bedrijf, en niet om de analyse ervan. "Ik weet wel dat veel ERP-paketten vandaag modules voor business intelligence aanleveren, maar bij ons zat dat onderdeel er niet in. Dat bracht met zich mee dat ons ERP-pakket moeilijk toegankelijk was voor niet-ITers en bovendien te beperkt was, vertelt Dimitri Rombouts, managing director. Als er vroeger al analyses gebeurden bij Verachtert, dan gebeurde dat eerder op individueel niveau in Excel, geen echte BI dus. 

Flexibele oplossing

Het doel voor Verachtert was duidelijk: er moesten snellere resultaten ter beschikking worden gesteld. "Voor sommige producten, die trendgevoelig zijn, moeten we snel kunnen beslissen. Terwijl onze traditionele aanpak was dat we tijdens het jaar op onze omzet focuste maar pas een stuk achteraf konden zien of het betreffende product telkens winstgevend was. Voor Verachtert was cloud computing een optie, omdat er nog geen enkele BI-oplossing was. Maar ook omdat de eigen IT-afdeling er uiterst beperkt is en alle externe hulp welkom is. "Vanuit de data van het ERP-systeem bouwden we online een rapporteringssysteem. Daar hebben we best wat tijd in gestoken. De focus hierbij lag op welke beslissingen een manager moet nemen op basis van een rapport en niet zozeer wat ik effectief wil zien. Een subtiel verschil. Het beslissingsaspect speelde dus een grote rol, aldus Rombouts. 

Het opzetten van dergelijke cruciale rapportering was voordien onbestaande bij Verachtert. Parameters die werden ingebouwd zijn onder meer de klant, het product, de vertegenwoordiger, de omzet, de marge en de aankoop. Via een boomstructuur  van productlijn tot artikelgroep en vervolgens subgroep werd een structuur opgezet om telkens het omzetvolume en de marge te zien. "Je moet bij business intelligence ook keuzes maken. Je kan heel veel data vergaren en analyseren, maar je moet je focussen op de data die er ook echt toe doen. Je moet je eigen datastructuur kritisch bekijken en mede daarom ook de reikwijdte van je analyse beperken. Bovendien moet je opteren voor een flexibele oplossing voor de toekomst. Via cloud computing kan je klein starten en dan geleidelijk aan uitbouwen zonder je te moeten bekommeren om nodige hardware.” De rapporten bekijken de managers bij Verachtert in een zogenaamde browseromgeving, de toepassing zoals Internet Explorer die u gebruikt om op internet te surfen. "Dat is handig, vermits heel wat van onze medewerkers op verplaatsing werken of zich in het buitenland bevinden. Naast de gestandaardiseerde rapportering kan Verachtert ook nog terugvallen op zogenoemde cubes voor de verdere analyse van data. Dat maakt het mogelijk om een analyse over verschillende dimensies te bekijken, bijvoorbeeld om een opmerkelijke winstdaling verder te analyseren. "Dat maakt ad hoc combinaties van dimensies mogelijk, terwijl rapportering toch vooral standaard is, verduidelijkt hij. 

Technologie

In tegenstelling tot veel andere technologieen is business intelligence doorgaans nog gebaseerd op het traditionele on premises model, waarbij de software nog gewoon op de computers wordt geinstalleerd en er van cloud BI dus geen sprake is. Belangrijk om weten is dat BI software vandaag vaak deel uitmaakt van grotere platformtechnologieen als IBM, Microsoft, SAP, Oracle, partijen die meer en andere toepassingen aanbieden dan enkel BI. "Daarom wordt de keuze voor een analysetoepassing vandaag gemaakt op basis van de technologische standaard waar veel bedrijven vandaag over beschikken. Enkel een partij als SAS, een andere vooraanstaande specialist in BI software, valt een beetje buiten deze categorie, omdat die zich wel enkel richt op analyse, weet Stijn Vermeulen van element61. Toch verschuiven veel BI-aanbieders hun toepassing meer en meer naar de cloud. Dat bleek bijvoorbeeld ook uit aankondigingen van andere en kleinere aanbieders als Microstrategy die met dergelijke toepassingen op de markt komen. Voor de technologie van de zeven KMO in de studie van Lessius werd geopteerd voor technologie van ofwel Microsoft ofwel IBM, waarbij Verachtert terugviel op de technologie van Microsoft (Microsoft SQL Server Reporting Services). "Omdat het ook belangrijk was om zoveel mogelijk terug te vallen op end-to-end technologie. Zowel de traditionele ETL als de datawarehouse staan hierbij in de cloud en dus niet meer bij het bedrijf zelf , vertelt Hans Tubbax van de Lessius Hogeschool. "De interface bij de gebruiker is dan ofwel de brower ofwel Microsoft Excel, een toepassing die bij de meeste managers goed gekend is. Met als voordeel daarvan dat je vanuit Excel je data uit de cloud kan halen. Je legt dus met andere woorden een connectie met externe data. Dat geeft antwoord op het traditionele nadeel van Excel waarbij de data te vaak in de individuele spreadsheets van de gebruikers zitten." Ondanks al dat fraais zal het nog een tijd duren vooraleer cloud BI of BI as a service ook echt zal doorbreken. De technologie en het aanbod uit de markt staat eigenlijk nog maar in de kinderschoenen. "Wij hadden pas binnen enkele jaren BI in de cloud overwogen voor ons bedrijf. Vergeet niet dat ons ERP-pakket nog maar recent is geimplementeerd in onze organisatie. Maar dankzij dit project kwamen we er sneller mee in aanraking en zijn er blij mee, aldus Rombouts. Bovendien gaat het verder dan technologie. Lang niet elke bedrijfsleider staat te springen om zijn bedrijfsdata, toch ook echt zijn hoogste goed zomaar buitenshuis te plaatsen en naar de cloud te verhuizen voor analyses. Een traditionele reden waar Tubbax een al even traditioneel tegenargument tegen plaatst: "Gewoontes zijn moeilijk om van af te stappen. Maar mensen hebben vandaag toch ook geen probleem met telebankieren of met Tax-on-web, terwijl dat in wezen toch ook een cloud oplossing is, klinkt het. "Je zou denken dat die data veiliger staan bij een derde aanbieder. Een partij die ook beter is ingesteld op het beheer en de analyse van de data dan de klant zelf.

William Visterin - CFO Magazine

Argumenten voor een bi in de cloud-aanpak

• Uw hoeft zich niet of weinig te bekommeren om de technologie 
• Van capex gaat u naar opex 
• U kan snel starten en doorgroeien inzake gebruik(ers) 
• Een online toepassing is universeel toegankelijk, dus ook vanuit het buitenland 

Argumenten tegen een bi in de cloud-aanpak 

• Het cloud BI aanbod in de markt is nog erg beperkt
• Bedrijven die intern reeds over BI beschikken, zien geen redenen om alles naar de cloud te brengen 
• BI heeft in tegenstelling tot andere toepassingen (CRM, e-mail,…) nog niet zoveel traditie als cloud formule
• Data extern plaatsen ligt nog moeilijk bij veel CEO’s en CFO’s

Post Date

woensdag 25 januari 2012