U bent hier

CFO Magazine - Azelis - Beste Finance team van het jaar

Bedrijven die kort op de bal willen
spelen, hebben al lang niet meer genoeg aan statische, jaarlijkse
budgetoefeningen. Dat besefte ook het distributiebedrijf Azelis. Het
implementeerde een nieuwe rolling budgeterings- en forecasting tool. Een ander
bonussysteem gericht op groei in plaats van op performance versus budget was
noodzakelijk voor het succes van deze nieuwe tool.

Ze moeten ontelbaar zijn: de bedrijven die elk jaar
opnieuw een diepe zucht slaken als ze hun bud­getoefening moeten doen.
Departementen vullen knarsetandend een spreadsheet in, die dan door de
financiële dienst in een budget voor komend jaar wordt vertaald. Dat budget
ligt dan een jaar stof te vergaren, om een jaar later geëvalueerd te worden.
Toch groeit ook het aantal ondernemingen die inzien dat budgetten en bijhorende
forecasts een fantastisch hulpmiddel zijn bij het voeren van een proactief
beleid. In 2011 vond ook Azelis dat het tijd was om een performantie tool voor
budgettering en forecast te installere
n.

In dat jaar werd Hilde Van Moeseke als Group
controller aan­geworven. Haar bedrijf Azelis is een distributiegroep (opgericht
in 2009) die actief is in twee sectoren: indus­triële chemicaliën (denk daarbij
aan magnesium etc.) en life science pro­ducten (zoals chemische producten voor
tandpasta, shampoo etc.) De Britse private equity group 3i, gespe­cialiseerd in
investeringen in middel­grote ondernemingen, is de eigenaar. Hoofdzetel van
Azelis ligt in Berchem bij Antwerpen. Azelis draait een omzet van 800 miljoen
euro, en haalt einde dit jaar ongeveer 37 miljoen EBITDA. Alles samen zijn er
zo’n duizend mensen actief. In het finance team zitten ongeveer veertig mensen,
onderverdeeld in de afdelingen IT, controlling (zowel financial controlling als
business control­ling) en accounting (met onder andere audit en consolidatie en
een shared service center dat de transactionele boekhouding voert).



Excelsheets
In 2011 werd Van Moeseke aangetrokken als Group
Controller voor de hele groep Azelis. De "groep” Azelis bestond toen nog maar
net en had onder andere nood aan een goede tool voor budgettering. Van Moeseke:
‘op vlak van controlling was er op dat moment eigenlijk nog niets als gevolg
van het feit dat Aze­lis ontstaan is door de samenvoeging van verschillende
kleine bedrijfjes.’ Initieel startte Van Moeseke dan ook met een Excel
template. ‘Per land werd die per jaar ingevuld. De template was erg sterk
P&L-gericht en vooral een invuloefening. Verder is zo’n complexe Excelsheet
veel te weinig dynamisch en flexibel. De budgetten die eruit voortkwamen, waren
statische jaarbud­getten, misten de essentiële informatie rond net working capi­tal,
cash,…en hadden niet of nauwelijks invloed of belang voor de strategie en
toekomst van het bedrijf. Zo creëer je bij de men­sen natuurlijk geen
budgetmentaliteit.’

Uit die eerste stap trok het finance team van Azelis
lessen. Vooral het idee dat de oefening maar éénmaal per jaar werd ge­maakt,
was een ernstig nadeel. Van Moeseke: ‘dus zijn we gaan denken vanuit het
standpunt van de busi­ness units: welke informatie hebben die nodig? Daarbij
denk je meteen aan allerlei ratio’s, en die zaten in de oude Excelfiles
natuurlijk niét.’ Zo kwam er in 2012 een tweede stap in de evolutie naar een
professionele budget- en forecasttool: Het Belgi­sche Element61 installeerde de
SAP Business Planning & Consolidation (BPC)-tool. Zo kwam er naast
consolidatie ook meteen een hele rapportering. De extra module Planningstool
maakte flexibele budgettering mogelijk.

Essentiele KPI’s
Nog in 2012
werden drie extra templates ontwikkeld. Van Moe­seke: ‘Eén template focuste
zich op de P&L, maar dan wel ge­linkt aan de actuals. Dé stap voorwaarts
was echter de database die we ontwikkeld hebben voor sales en margins
(S&M). Daarin staan alle klanten en alle mogelijke combinaties aan
producten. We krijgen die input van de sales representatives.’ Het voordeel van
de aanpassingen die Azelis in 2012 doorvoerde, was de gro­te hoeveelheid aan
data en details die aanwezig waren. Boven­dien was het systeem een pak
dynamischer dan de Excelsheets van weleer.

Toch zag Van Moeseke nog enkele problemen: ‘Enerzijds
had­den we eigenlijk een overload aan data maar miste we nog ‘informatie’ zoals
essentiële KPI’s die ons vertelde hoe het wer­kelijk gaat met ons bedrijf. En
het systeem kon nog altijd niet overweg met cash flow, balance sheets en net
working capital.’ En dus voerde Azelis in 2013 een belangrijke, derde stap door
in de ontwikkeling van zijn budgetterings- en forecasttool. BPC bleef behouden,
de templates werden lichtjes aangepast en tot één geïntegreerd. Belangrijkste
vernieuwing was het dynami­seren van de forecasttool. In plaats van één
oefening per jaar te houden, wordt het nu een rollend systeem dat over achttien
maanden loopt en zich telkens met de realiteit update... En cash flow, balance
sheets en net wor­king capital kunnen makkelijk uit het systeem gelezen worden
alsook de belangrijke KPI’s zoals cash conver­sion, DSO, direct selling
costs/direct FTE,...

Zeker zo belangrijk als de introductie van een
rollende forecast is evenwel de aanpassing van de mentaliteit, leren we van Van
Moeseke. ‘Vroeger kregen de medewerkers van Azelis bonussen op basis van het al
dan niet halen van de budgetten. Dat had het negatieve effect dat die budgetten
bewust nogal laag (lees on­realistisch) werden gehouden. Voor de budgetronde
van 2014 hebben we een ander systeem ingevoerd, en de bonussen ge­linkt aan de
groei die het bedrijf realiseert ten opzichte van het vorige jaar. Hoe meer we
groeien, hoe beter de bonussen. Dat zorgt natuurlijk voor een totaal andere
mentaliteit: die zijn nu veel meer op bedrijfsgroei gefocust. We hebben wel
heel veel tijd moeten spenderen aan het uitleggen van dit systeem, zodat de
mensen niet langer conservatief zouden zijn met de budget­ten maar integendeel
realistisch tot optimistisch te budgette­ren. Op basis van de actuals wordt het
budget steeds aangepast over de komende 18 maanden zodat groei en vooruitgang
voor iedereen op elk moment duidelijk wordt. Bovendien duiden de KPI’s in de
dashboards aan op welke vlakken er nog oppor­tuniteiten zijn om nog meer te
groeien. Zoiets werkt enorm motiverend en heeft tot gevolg dat men de rolling
tool eerder als een sturingselement in plaats van een lastige eenjaarlijkse
oefening gaat beschouwen. ’Ook de link van de KPI’s aan het budget zorgde voor
een mentaliteitswijziging. Azelis werkt met een tiental KPI’s. Voorbeelden daarvan
zijn de verhouding tussen aantal producten en klant, of de commerciële marge in
verhouding tot het werkkapitaal. Van Moeseke: ‘onze rollende forecast geeft een
goed idee over hoe die KPI’s evolueren. Per land hebben we bovendien een
dashboard waarop we al die ac­tuals nauwkeurig kunnen opvolgen.’

Performantiegedreven
De resultaten van deze drietrapsope­ratie zijn heel
duidelijk. Het finance team heeft niet langer een statische Excelsheet maar wel
een dynamische tool voor de budgetten en forecasts, waarmee het heel makkelijk
werken is. De tool maakt het mogelijk om analyses te maken per bedrijfsafde­ling
en per land, en linkt de actuals aan de forecasts. Van Moeseke: ‘en dat alles
in één en dezelfde tool.’ Voor het bedrijf in zijn totaliteit zijn de resultaten
ook heel opmerkelijk te noemen. De medewerkers zijn ge­ëvolueerd van
conservatief denkend naar performantiegedreven. Er ligt dankzij het nieuwe
bonus­systeem een duidelijke focus op groei. Van Moeseke vat kern­achtig samen:
‘we hebben nu een pak méér informatie met een stuk minder data. We zijn nu in
staat om alle relevante KPI’s op eenvoudige wijze te analyseren en te sturen.’

Nu Van
Moeseke op het hele proces terugkijkt, is ze erg tevre­den. Niet in het minst
over het werk dat haar financieel de­partement verricht heeft. ‘Dankzij het
harde werk van al deze mensen zijn we erin geslaagd om in drie jaar tijd uit
het niks een zeer performante budget- en forecasttool te ontwikkelen. Het is
daarbij overduidelijk dat het om een inspanning van ons hele team ging.
Iedereen was bij die ontwikkeling betrokken. Na drie jaar tijd zwoegen vind ik
het dan ook de hoogste tijd om hen met een reward als Best Finance Team te
vereren.’

Post Date

maandag 17 maart 2014

Technologies