(Junior) Office Manager

Als (Junior) Office Manager voor onze afdeling Business Analytics sta je samen met de Senior Office Manager in voor een vlot verloop van alle administratieve en organisatorische processen. 

(Junior) Office Manager

 

Je biedt ondersteuning aan het management en de medewerkers zodat zij zich maximaal kunnen focussen op hun klanten en projecten.

Concreet ondersteun je op het vlak van administratieve processen binnen human resources, finance, sales en marketing. Je zet tevens mee je schouders onder de verdere digitalisering en procesverbetering in deze domeinen.

Human Resources

Je staat in voor de opvolging van in- en uitdienstprocessen en voor de registratie van verlof. Voorts zorg jij voor een goed agendabeheer en efficiënte opvolging van de planning van belangrijke terugkerende meetings, zoals één-op-één gesprekken en persoonlijke ontwikkelingsgesprekken. Het up to date houden van de nodige HR-policies en het intranet behoort eveneens tot je verantwoordelijkheden.

Finance

Je volgt de planning en timesheets van de consultants op en zorgt voor een goede registratie in het ERP-pakket. Je beheert alle onkostennota’s en volgt tijdig de goedkeuring van het management op. Je ondersteunt bij de voorbereiding van de facturatie in het ERP-pakket. Je werkt hiervoor samen met ons Shared Services Center. Je volgt ook het accounts receivable proces op. Op termijn kan je verder groeien in je rol en het management ondersteunen bij rapportering, budgettering en kostprijsberekening.

Sales en eventmanagement

Je biedt ondersteuning bij de opmaak en opvolging van offertes. Je maakt bestelbonnen en contracten op voor klanten. Je organiseert mee team- & klantenevenementen: je regelt de locatie, volgt deelnemerslijsten op en bent verantwoordelijk voor alle logistieke zaken die hieraan te pas komen. Je onderhandelt en sluit contracten af met leveranciers (eventlocaties, catering, …).

Marketing

In het kader van lead generation, sta je in voor het aanvullen van de CRM-database. Je voert updates door op de website (bv. de team kalender aanvullen) en doet voorstellen naar aanpassing van de website. In samenwerking met marketing volg je de search engine optimalisatie (SEO) op en pas je Google Adwords toe. Je zorgt tevens voor de voorraad van promotiemateriaal.

Profiel

  • Je hebt een Bachelordiploma (Office Management, Management Assistant) dat je idealiter aanvult met minstens 3 jaar ervaring in een ondersteunende functie.
  • De courante MS Office-toepassingen hebben voor jou geen geheimen.
  • Je hebt een uitstekende feeling voor cijfers en wordt in je werkaanpak getypeerd door een grote accuratesse en zin voor organisatie.
  • Initiatief nemen schrikt je niet af en je bent gedreven om bij te leren. Tevens ga je proactief te werk en volg je zaken nauwgezet op.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, het Frans en het Engels. Je teamgerichtheid en klantgerichte houding vervolledigen het plaatje.

Aanbod

  • Je komt terecht in een jong en gemotiveerd team, binnen een bedrijf met een interessant cliënteel en een uitdagende groeimarkt.
  • Je krijgt een grote verantwoordelijkheid en tevens de mogelijkheid om je talenten verder te ontplooien.
  • Naast een aantrekkelijk salarispakket, aangevuld met extralegale voordelen, bieden wij een aangename en flexibele werkomgeving, alsook permanente opleiding.

Locatie

Brussel, Aalst, Drongen & homework

Interesse in deze vacature? 

Stuur je CV en motivatiebrief naar jobs@element61.be.