Deze case study behandelt het Business Intelligence in de Cloud-project dat uitgevoerd werd door element61 & Lessius Mechelen samen met Biobest. Voor en niet bij (!) deze klant werd een BI-Saas oplossing gecreëerd met behulp van Microsoft technologie. De focus lag hierbij op verkoops-rapportering en analyse.
De klant
Biobest werd gesticht door Dr. Roland De Jonghe, die de familiezaak startte in z’n garage in 1987. Vandaag is Biobest een wereldwijde autoriteit in de productie van hommels voor biologische bestuiving en insecten & mijten voor de biologische ongediertebestrijding for beschermde gewassen.
Biobest stelt wereldwijd een 400-tal mensen te werk, waarvan iets meer dan 100 werkzaam zijn in België, waar tevens het hoofdkwartier van het bedrijf gesitueerd is. Biobest heeft faciliteiten in België, Canada, Frankrijk, Mexico, Turkije en Spanje. Biobest levert zijn producten in meer dan 50 landen en dit op een wereldwijde schaal. Ze hebben een jaarlijkse omzet van +/- 20 miljoen euro. Op dit ogenblik zijn de aandeelhourders van Biobest Compagnie du Bois Sauvage, Floridienne en Domaine d'Argenteuil.
De uitdagingen
Biobest worstelde met de volgende moeilijkheden en uitdagingen om inzicht te krijgen in hun management informatie:
- Een gecustomiseerde Microsoft Navision ERP system, gebruikt in verschillende landen en verschillende entiteiten op een niet-gestandardiseerde manier. Daarenboven gebruiken niet alle entitieten de Microsoft ERP oplossing.
- Forecasting en budgeting gebeurt in Microsoft Excel.
- Biobest werkt wereldwijd via distributeuren.
- Beveiliging van toegang tot de data is zeer belangrijk; een legale entiteit mag uitsluitend inzage krijgen in zijn eigen informatie.
- Rapportering gebeurt op zeer tijdsrovende, ad-hoc manier door Microsoft Excel te gebruiken.
- Vertegenwoordigers beperken zich teveel tot hun adviesrol in plaats van zich een meer commerciële houding aan te meten ten opzichte van hun klanten, gebaseerd op inzichten in verkoops- en winst-cijfers.
- Vertegenwoordigers bezoeken klanten zonder toegang te hebben tot actuele, relevante verkoopsinformatie.
- Gebrek aan een eenduidige versie van de waarheid.
- Gebrek aan transparante en eenduidige definities: vb. Classificatie van producten in een product hierarchie.
- Binnen de huidige ERP oplossing bestaan allerlei data kwaliteitsproblemen.
- Onzekerheid omtrent de accuraatheid van sommige cijfers.
- Onzekerheid omtrent waar welke informatie gevonden kan worden.
- Beperkte budgettaire mogelijkheden voor rapportering en analyse.
-
Intern is slechts 1 persoon (halftijds) beschikbaar voor alle ICT activiteiten.
EFRO
Het Europess Fonds Regionale Ontwikkeling (EFRO) subsidieert projecten die de ongelijkheden verminderen tussen de regio’s, de concurrentie vermeerderen, tewerkstelling creëren en de cohesie tussen de regio’s versterken. Het objectief van het EFRO project "SaaS BI voor kleine & middelgrote ondernemingen (KMOs)" is het assisteren van KMOs bij het implementeren van een Business Intelligence (BI) Saas platform (software as a service) die business performance management mogelijk maakt en een meer efficiënte management informatie voor rapporterings –en analyse doeleinden toelaat. KMOs zijn vaak fout in de veronderstelling dat het opzetten van BI te complex en te duur is voor een kleine of middelgrote onderneming. Dit project kan helpen om deze vooroordelen weg te nemen, mede door het inzetten van Business Intelligence in de Cloud-technologie.
De promoters van dit initiatief zijn Lessius Mechelen samen met element61.
Oplossing
Gebaseerd op onze methodologie elementary™, die de belangrijkste elementen uit bewezen industrie praktijken, combineert met lessen getrokken uit eerdere ervaringen en gekoppeld aan leidende project methodoogiën, heeft element61 een Business Intelligence oplossing ontworpen en gebouwd, waarvan de volgende aspecten het vermelden waard zijn:
- Het gebruik van een BI methode, die het mogelijk maakt om te focussen op de belangrijkst BI project componenten en dit in een zeer kort tijdsbestek. Hierbij werd de nodige aandacht geschonken aan : een correcte scoping van het project, een duidelijke requirements analyse, de juiste data modelering, de noodzakelijke bron profilering en daarbijhorende analyse, een bron-doel definitie en tenslotte het ontwerpen en bouwen van de vereiste rapporten.
- Slechts een zeer kort tijdsbestek was voorzien voor het opzetten van een volledige oplossing, daarom was het essentieel dat Biobest, waar geen relevante BI of data warehouse kennis aanwezig was bij de aanvang van het project, goed begeleid werd bij hun BI traject door middel van aangepaste coaching en het correct delen van de noodzakelijke kennis en inzichten in Business Intelligence. Een belangrijk deel van de werkzaamheden werd hierbij uitgevoerd door het personeel van Biobest; bron data analyse en het opleveren van de interfaces.
- Een klassieke en bewezen 2-lagige data warehouse architectuur: een staging area en een data warehouse presentatie laag op basis van de ster schema concepten van Kimball.
- Een geautomatiseerde error handling gebaseerd op de screening techniek van Kimball.
- Een Microsoft SQL Azure oplossing als een 100% Business Intelligence in de Cloud technologie platform.
Gebruikte technologie
De architectuur van het project bestond uit het combineren van de standaard & bewezen Microsoft technologie & BI-cloud specifieke Microsoft technologie.
- Microsoft wordt als back-end gebruitk:
- Microsoft SQL Azure RDBMS wordt gebruikt als database
- Microsoft SQL Server Integration Services 2008 wordt gebruikt als ETL tool
- Microsoft wordt tevens gebruikt als front-end:
- Microsoft SQL Azure Reporting Services
element61 verantwoordelijkheden
element61 was verantwoordelijk voor de volgende rollen en activiteiten:
- Definitie van een Business Intelligence stappenplan
- Project management
- Requirements analyse
- Definitie van de architectuur
- Diepgaande Microsoft technologie expertise
- Pro-actieve opvoliging van de nieuwste BI-cloud ontwikkelingen bij Microsoft
- Installatie van alle componenten
- Ontwerp en bouw
- Coachen van de klant
Conclusies
Alhoewel Biobest slechts z’n eerste stappen heeft gezet voor wat betreft Business Intelligence, worden toch reeds verscheidene voordelen zichtbaar.
Om de klant zelf te quoten - Jean-Marc Vandoorne (CEO Biobest): "Voor Biobest was het vooral interessant om de informatie die overal wat verspreid zat, maar moeilijk toegankelijk was, in overzichtelijke en gemakkelijk bereikbare tabellen en grafieken samen te brengen. Bij KMO’s is informatie vaak nog moeilijk toegankelijk of wordt ze zelfs onnodig beschermd, terwijl het juist is door informatie te delen en beschikbaar te maken dat een KMO klaar is om verder te groeien en zich te verbeteren. Bij ons gaan nu al onze Area Managers op alle tijden weten hoe ze het aan het doen zijn bij ieder van hun klanten tot in het kleinste detail en dankzij deze informatie gaan zij hun prestatie enkel maar kunnen verbeteren.”
Een kort filmpje over dit Saas BI project is hier beschikbaar. Dit Business Intelligence in an online, Software as a Service-model (Saas BI)- project is ook geselecteerd geweest als een Smart Business Casebook 2011 project.
