U bent hier

iMinds Business Analytics Oplossing

De klant

iMinds, vroeger IBBT, is het Vlaams digitaal onderzoekscentrum en een business incubator. Het werd in 2004 opgericht door de Vlaamse regering als een van de 4 Vlaamse strategische onderzoekscentra. iMinds bouwt voort op de kennis van meer dan 900 toponderzoekers aan 5 Vlaamse universiteiten, en introduceren zo digitale innovatie en expertise in 5 kenmarkten (ICT, Media, Health, Smart Cities en Manufacturing). Door de organisatie van brokerage evenementen tracht iMinds onderzoekers te koppelen aan bedrijven, regeringen en social-profitorganisaties, om samen te werken binnen hun ICON onderzoeksprogramma.

Samen met hun onderzoekspartners zetten ze digitale knowhow om naar échte producten en diensten die het leven van mensen in positieve zin tracht te veranderen. Als business incubator coacht iMinds bovendien onderzoekers, jonge ondernemers en start-ups, zodat hun ideeën succesvol geïntroduceerd worden in de markt.

De uitdagingen

iMinds neemt veel initiatieven om starters verder te helpen, maar het is niet altijd even duidelijk welke initiatieven tot welke resultaten leiden (nieuwe opstartende bedrijven, wetenschappelijke publicaties, toepasbare onderzoeksresultaten, bijkomende werkgelegenheid, partnerships, ...).

Dit gebrek aan inzicht ontstaat doordat gegevens in verschillende operationele systemen beheerd worden en er geen mogelijkheid bestaat om die data makkelijk te 'combineren' in overzichtelijke dashboards. De systemen omvatten ondermeer :

  • ERP : EVI (Unit4Agresso)
  • Publicaties : op maat ontwikkelde software (4DVision)
  • CRM : SalesForce.com
  • Doctoraten, andere belangrijke financiële data : vooral Excel gebaseerd

Daarnaast wil men de directie en de business unit manager inzicht geven in verschillende aspecten van de iMinds projecten en departementeel belangrijke informatie zoals :

  • KPI's (Key Performance Indicators) en Dashboards

o  Corporate KPI rapportering (KPI's m.b.t. omzet, aantal partnerships, evoluties in de tijd …)
o
  Departementale KPI rapportering

· KPI 's m.b.t. het aantal personeelsleden, onderzoekers, publicaties, start-ups, partnerships, doctoraten
·
Deze KPI's bepalen hoe het budget voor het volgende jaar verdeeld zal worden over de diverse onderzoeksgroepen / departementen

  • Projectfinanciering
  • Geografische spreiding van project partners
  • Human Resources (In- en uitstroom)
  • Portfolio Management van bedrijven die voortvloeien uit bvb. een iStart-project

o  Financiële informatie van de starter
o
  Overzicht van de investeringen (o.a. aandeelhouders, partners)
Overzicht van affiliaties (raad van bestuur, directie, …)

  • Partnerships

o  Welke zijn de geprefereerde partners
o
  Met welke partners werken we regelmatig samen

  • Faciliteiten

o  Welke door iMinds voorziene faciliteiten worden gebruikt en door wie (bvb. kantoorruimte) ?

Oplossing

In 2013 werd door het management de beslissing genomen om een strategische reflectie te starten rond hoe op een betere en efficiëntere manier kon worden omgegaan met management informatie.

Het eindeloos manueel samenvoegen van informatie in Excel-sheets, met alle risico’s van dien, wou men op een professionelere manier aanpakken. element61 werd betrokken in deze reflectie om de concepten rond Business Analytics beter te bevatten, de verschillende technologieën op de markt te verkennen en de ingrediënten voor een succesvol project, waaronder sterke betrokkenheid van de interne teams in de weerhouden oplossing, op te lijsten.

Een Business Intelligence project werd opgestart met selectie van een BI front end oplossing en een data warehouse laag. Deze data warehouse laag werd opgebouwd aan de hand van timeXtender. timeXtender is een zogenaamde "data warehouse automation” technologie die de opbouw, onderhoud en aanpasbaarheid van de data warehouse laag sterk vereenvoudigt en toelaat dat ook gebruikers zonder doorgedreven SQL Server – database kennis het systeem makkelijker zelf kunnen onderhouden.

iMinds koos daarnaast voor Tableau als Business Analytics front-end. Deze oplossing biedt de mogelijkheid om rechtstreeks de nieuw gecreëerde datawarehouse-database te ontsluiten. Waar nog nodig konden ook afzonderlijke Excels en flatfiles aangesproken, al dan niet als een overgangsoplossing.

Het aanleggen van een data warehouse laag was dan weer een must om volgende objectieven te realiseren :

  • Transactionele systemen niet belasten met soms zware database-bevragingen
  • Combineren en aligneren van data van verschillende bronnen

o  ERP, CRM, Publicaties, Excel, ...
o
  Om sommige entiteiten die in verschillende bronnen voorkomen (bvb. onderzoeksgroep, partner, …) te koppelen werd gebruik gemaakt van SQL Server 2012 Master Data Services (MDS), waarbij de master- en mapping- tabellen in een gebruiksvriendelijke Excel omgeving beheerd kunnen worden, maar wel worden opgeslagen in een database

  • Verrijken van de Master data voor analytische doeleinden zoals

Geografische coördinaten bij postcodes, steden en landen
KPI doelstellingen
Historische financiële informatie die niet in de ERP werd opgenomen

  • Data kwaliteitscontrole

o  Tijdens het ETL-proces wordt gecontroleerd of de data volledig, correct en consistent is

Om de gebruikers toegang te geven tot deze informatie werden een aantal ster-schemas opgebouwd en gepubliceerd op de Tableau Server die dan nadien in de Tableau Client gebruikt kunnen worden om de analyses en dashboards te bouwen.

Deze sterschemas zorgen er voor dat :

  • De gebruiker geen kennis moet hebben van SQL databases en concepten zoals ‘joins’
  • Dubbeltellingen uitgesloten worden
  • Een aantal berekeningen reeds vooraf gedefinieerd zijn

Gebruikte technologie

Omdat Business Intelligence binnen iMinds nieuw was, waren er geen restricties uit het verleden wat betreft de te gebruiken technologie. Enige vereiste was dat de oplossing schaalbaar moest zijn, en dat een "agile” ontwikkel-methode ondersteund moest worden. De "agile” benadering maakt dat er in frequente iteraties kan worden gewerkt, waarbij niet steeds origineel alle informatie requirements volledig en gedetailleerd dienen te zijn. Microsoft SQL Server was wel reeds aanwezig in de organisatie

Daarom werd finaal voor volgende technische architectuur gekozen :

  • Database : Microsoft SQL Server 2012
  • ETL & data ware house automation-oplossing : TimeXtender 2014

o  TimeXtender is een oplossing die bovenop SQL Server werkt om het ETL-proces te ondersteunen. De oplossing omvat ondermeer "out of the box” :

· Project repository (versie-beheer, metadata)
·
Volledig documentatie van het ontworpen data warehouse
·
Grafisch / Drag & Drop user interface

  • Ondersteuning van een Agile ontwikkel-methodologie
  • Mapping en extra databronnen : Microsoft SQL Server Master Data Services 2012
  • Front-end : Tableau 8 Client en Server (binnenkort upgrade naar Tableau 9 voorzien)

element61 verantwoordelijkheden

element61 was in het iMinds project betrokken voor de volgende rollen en activiteiten, in nauwe samenwerking met het BICC, finance & ICT :

  • Introductie van Business Intelligence terminologie & concepten
  • Begeleiding bij het maken van de juiste keuzes met betrekking tot de BI-architectuur en weerhouden oplossingen
  • Installatie en begeleiding van de installatie, van de verschillende tools (o.a. Microsoft SQL Server 2012, timeXtender, Master Data Services 2012)
  • SQL Server & Master Data Services expertise
  • Ontwerp en ontwikkeling van het data warehouse door timeXtender gecertificeerde consultants
  • Ontwerp, ontwikkeling en ontsluiten van de 'sterren' op de Tableau Server
  • Begeleiding bij gebruik van Tableau (Server en Client)

Conclusies

Al bij de eerste presentatie van de KPI's op basis van de nieuwe BI implementatie waren de reacties van het publiek enthousiast: eindelijk zijn de KPI’s niet langer "black box”, maar kan de directie of business unit manager nu ook zelf zien wat de onderliggende cijfers zijn, en wat de impact is van bepaalde beslissingen. De oplossing is intussen reeds meer dan een jaar in gebruik en wordt steeds verder uitgebreid met nieuwe databronnen en bijkomende dashboards.

Voor veel gebruikers is het een openbaring om te zien over welke transparante en geïntegreerde informatie men kan beschikken dankzij de strategische visie en investering in de opbouw van het data warehouse en de daarbijhorende Business Intelligence technologie.

Customer

Related Technologies