U bent hier

Automatisering van Management rapportering, budgettering en consolidatie

Deceuninck neemt slimme en doordachte beslissingen, dankzijj SAP BPC

"SAP BPC helpt ons niet alleen om tijd te winnen in de consolidatieprocessen en om onze budgetteringen en ramingen te verbeteren; de gestandaardiseerde en duidelijke rapporten bevorderen een betere besluitvorming.”

Philippe Maeckelberghe, CFO bij Deceuninck

Deceuninck is een wereldspeler in het ontwerp en de productie van energie-efficiënte PVC-systemen voor duurzame woningen. De groep heeft 10 productievestigingen en is actief in 75 landen. Financiële consolidatie is dus vrij complex.

Deceuninck implementeerde ‘SAP Business Planning and Consolidation’ (SAP BPC) om de consolidatieprocessen te stroomlijnen. Het pakket bleek zo flexibel en veelzijdig dat het geleidelijk aan werd uitgebreid met bijkomende functies. Vandaag is SAP BPC een grote troef voor het financiële departement: krachtige software die een brede waaier activiteiten ondersteunt, waaronder budgettering, forecasting en zelfs het opvolgen van covenanten.

Tot in 2008 gebeurde de consolidatie bij Deceuninck manueel. Het proces was foutgevoelig, door het ontbreken van automatische checks. Vergissingen waren bovendien moeilijk op te sporen omwille van het gebrek aan transparantie. Een algemeen overzicht ontbrak, net als integratie met andere financiële applicaties. Het feit dat ook de distributie en rapporteringen niet gestroomlijnd waren, maakte de zaken nog moeilijker: rapporten werden ad hoc opgesteld, zodat het management ze niet kon gebruiken als solide basis voor zijn beslissingen. Kortom, automatisering was een must.

Chief Financial Officer Philippe Maeckelberghe herinnert zich de selectieprocedure: "Hoewel SAP BPC aanvankelijk niet onze favoriet was, realiseerden we ons al snel dat het pakket het best beantwoordde aan onze huidige en toekomstige behoeften. Het sloot naadloos aan op onze bestaande applicaties, is zeer flexibel en kan bogen op een zeer brede functionaliteit. Veel software-leveranciers bieden functionaliteiten als consolidatie en planning, prognoses op korte termijn, budgettering, managementrapportering, enz. aan als afzonderlijke applicaties. SAP BPC integreert ze allemaal in een enkel kostenefficiënt pakket.”

Vertrouwen in een toekomstgerichte oplossing en expertise

Deceuninck is al vele jaren SAP klant en gebruikt SAP ERP Central Component (ECC), SAP Business Intelligence (BI) and SAP Process Integration (PI). SAP BPC werd evenwel geselecteerd omwille van zijn kwaliteiten en niet omwille van getrouwheid aan het merk. "Toen we het systeem kozen, was het nog een OutlookSoft product”, legt Philippe Maeckelberghe uit. "Toen SAP het product overnam, verzekerde dat consistentie en continuïteit. We hebben er vertrouwen in dat het pakket verder zal ontwikkeld worden, zoals gepland.”

Voor de integratie en de transfer van kennis was SAP partner element61 de logische keuze, omwille van zijn sterke aanwezigheid en track record op dit vlak. element61 is een ervaren partner voor de integratie en implementatie van SAP BPC. Het bedrijf coachte het IT-departement van Deceuninck tijdens de verschillende stadia. Deceuninck prijst de pragmatische aanpak van het team en wil de samenwerking voortzetten. Maeckelberghe: "Momenteel hebben we genoeg kennis in huis om nieuwe applicaties te ontwikkelen. Toch zullen we nauw samenwerken met element61 als we bijkomende expertise nodig hebben.”

Razendsnel live

De integratie van SAP BPC was snel. De eerste consolidatie dateert van mei 2009, eerder dan voorzien. Filip Levrau, CIO bij Deceuninck: "Gedurende de eerste twee maanden lieten we de automatische en de manuele consolidatie parallel draaien, voor de zekerheid. Maar we merkten al snel dat de implementatie foutloos was uitgevoerd en dat we volledig konden vertrouwen op SAP BPC.”

Kort na die eerste lancering werden aanvullende applicaties toegevoegd. "De tool is zo gebruiksvriendelijk en zo flexibel dat we erg vlot nieuwe functies kunnen introduceren”, vertelt Filip Levrau enthousiast. "In feite is het alleen onze eigen creativiteit die ons hindert. Als ik dan toch een nadeel zou moeten noemen, zou ik zeggen dat we zo vertrouwd zijn met SAP BPC dat we de tool gebruiken voor zaken waarvoor hij niet echt bedoeld is. Bijgevolg tasten we de grenzen van het systeem – en van de server – af.”

Gestandaardiseerd en gestroomlijnd

"SAP BPC wordt hoe langer hoe meer een essentieel onderdeel van ons financiële departement”, bevestigt Philippe Maeckelberghe. "Prognoses en budgetteringen, bijvoorbeeld, gebeuren nu veel efficiënter dan vroeger. Door de directe link tussen de prognoses en de gerealiseerde cijfers kunnen we op elk moment de cijfers evalueren en, indien nodig, onze methodes aanpassen. Nog een groot pluspunt is de gestandaardiseerde manier van documenteren en berekenen. Dat maakt het zowel voor interne als externe auditoren gemakkelijker om de financiële gegevens die ze nodig hebben, te beoordelen.”

"De IT-infrastructuur bij Deceuninck is volledig gecentraliseerd en gestandaardiseerd voor de hele groep”, voegt Filip Levrau eraan toe. "De bedrijfsgegevens zijn bijgevolg onmiddellijk beschikbaar op elke locatie. Dat impliceert ook dat iedereen die betrokken is bij de financiën, de consolidatie, de forecasting en bij de budgetteringen het programma moet kennen. Het is daarom cruciaal dat het gemakkelijk aan te leren valt. Het Excel-frontend van SAP BPC lost die nood perfect in, wegens de gelijkenissen met onze vertrouwde tools. Ons Finance departement heeft een SAP BPC trainingssessie georganiseerd tijdens zijn internationale meeting en kreeg niks dan positieve feedback over het gebruiksgemak.”

De bakermat van betere beslissingen

"De impact van SAP BPC op onze business kun je zonder meer indrukwekkend noemen”, benadrukt Philippe Maeckelberghe. "Het helpt ons niet alleen om tijd te winnen in de consolidatieprocessen en om onze budgetteringen en ramingen te verbeteren; de gestandaardiseerde en duidelijke rapporten bevorderen een betere besluitvorming. Zulke rapporten zijn essentieel om cijfers op een meer adequate manier te kunnen beoordelen. Ook de gestroomlijnde manier om allesomvattende en correcte financiële informatie te verdelen over de organisatie, is een troef. SAP BPC helpt ons in al die aspecten. Wat nuttig zou kunnen zijn in de toekomst is een eenvoudige toepassing die ons toelaat de resultaten onmiddellijk te publiceren in een Word- of in een PowerPoint-formaat. Dat zou ons helpen om presentaties te maken die we direct kunnen voorleggen aan onze raad van bestuur.”

Gebruikte technologie

De implementatie van dit project maakte gebruik van SAP Business Objects Planning and Consolidation 7.5 voor het Microsoft platform.

Projectmatige vereisten :

  • Geautomatiseerde consolidatie van resultaten
  • Duidelijke en gestandaardiseerde rapportering
  • Gebruiksvriendelijke software

Voordelen :

  • Duidelijke rapportering, klaar voor verspreiding doorheen het bedrijf
  • Flexibele tool die een snelle ontwikkeling van nieuwe applicaties toelaat
  • Lage total cost of ownership voor financiële software
  • Simplificatie van het consolidatieproces
  • Eenvoudiger budgetteren en prognoses maken

Download de originele SAP BPC success-story hier in het nederlands, frans of engels .

Customer

Related Technologies