FDMagazine - SITA Remediation - Customer case

Voor een vrij kleine organisatie van 150 mensen als SITA Remediation beschikt finance & administration manager Guy Roefs toch over een performancemanagementtoepassing die zich mag meten met die van grote bedrijven. Die ondersteunt niet alleen standaardrapporten en een interactieve analyseomgeving voor de opvolging van financiën, verkoop, planning en budgettering, maar ook voor productie. Dat maakt een professionele opvolging van de belangrijkste bedrijfsprocessen mogelijk. Dat moet niet alleen leiden tot een betere administratieve afwikkeling, maar ook tot betere operationele en dus ook financiële resultaten. "Het was van meet af aan de bedoeling om niet alleen de financiële processen efficiënter te maken, maar meteen ook ondersteuning te bieden aan de projectingenieurs, de logistieke managers, de verkopers en de top van het bedrijf om hen toe te laten hun taken nog beter aan te pakken”, vertelt Guy Roefs. Met het oog daarop is een brede consultatie gebeurd van alle betrokkenen, om dan een oplossing uit te werken die voor iedereen waarde toevoegt.  SITA Remediation in België maakt deel uit van de afdeling SITA Spécialités en behoort als dusdanig tot de Franse organisatie en niet tot de Belgische afvaltak van SITA. Het heeft dan ook altijd gerapporteerd aan het Franse hoofdkwartier en daarvoor bestaan strikte regels qua formaat en timing. Het bedrijf moet zich van oudsher inpassen in de systemen van de groep. Dat betekent dat het maandelijks moet afsluiten met strikte deadlines en consolidatieregels. Daarnaast is er binnen de groep de laatste jaren een stevige tendens naar fast-closeprocedures. Om aan die groepseisen te kunnen voldoen had SITA een puur financiële rapportering op basis van een eigen ERP-systeem, aangevuld met documenten uit databases en rekenbladen. Het bleef beperkt tot de kerncijfers, want dat iswaar het hoofdkwartier vooral in is geïnteresseerd. Bijkomende financiële en operationele rapporteringen gebeurden wel, maar vaak door de mensen in de organisatie zelf: de projectleiders, verkopers en andere verantwoordelijken die allemaal zelf hun rapporten trokken. Voor de meer ingewikkelde rapporten kwamen ze dan terecht op de financiële afdeling. Guy Roefs: "We hadden dus een gebrek aan een goede opvolging van het geheel van de projecten en van de pipeline voor de verkoop. De zelf samengestelde documenten leverden al eens problemen op door de inconsequenties in de verschillende rapporten. Daarnaast waren we ook in een fase van snelle groei, waardoor onze omzet steeg van 22 naar 34 miljoen euro per jaar. Dat hebben we gerealiseerd door veel werk uit te besteden aan onderaannemers en met een minimum aan nieuwe mensen. Daarbij speelden we steeds meer de rol van specialist en coördinator van werken. Dat houdt ook in dat die projectleiders meer en sneller rapporten nodig hadden. Daarom hebben we beslist om te investeren in een performance-managementtoepassing van IBM Cognos op basis van een datawarehouse (Microsoft SQL Server).” De analyse van de bestaande toestand gebeurde door de consultants van element61 onder leiding van Toon Puissant. "We hebben op basis van die analyse een architectuur voorgesteld, mogelijke leveranciers aangeduid en een tijdlijn uitgestippeld. Daarbij werd half 2011 gestart met het uitwerken van de architectuur waarbij de gegevens uit de verschillende bestaande toepassingen werden gehaald en ondergebracht in het datawarehouse”, aldus Toon Puissant. De BI-toepassing IBM Cognos Express (de versie gericht op de kmo-markt) haalt de gegevens uit het datawarehouse op en structureert en presenteert die op een uniforme manier. Daarbij werd een aantal dimensies gebruikt, zoals project, klant, leverancier en site. Die kunnen in meerdere operationele systemen voorkomen en worden daar niet noodzakelijk altijd op dezelfde manier gehanteerd. In de performance-managementtoepassing worden die verschillen dan weggewerkt. Guy Roefs: "Dat is heel belangrijk wanneer daaraan transacties worden gekoppeld. We hebben bijvoorbeeld klantenlijsten in meerdere systemen, maar daartussen mogen geen verschillen De consultants drongen er ook op aan om procedures af te spreken om het systeem levend te houden. Toon Puissant: "Het rapport over de commerciële pijplijn staat of valt met de input van de verkopers over hun contacten met klanten en hun inschatting van de vooruitgang van de onderhandelingen. Die gegevens moeten in het systeem komen. Die discipline is er niet altijd. Zelfs achteraf, toen het systeem al helemaal was opgeleverd, zag men dat de verkopers nog altijd eigen rapporten maakten, die dan natuurlijk afweken van het standaardrapport. De directie heeft dan duidelijk moeten maken dat er maar met één document gewerkt wordt en dat het ieders plicht is om de gegevens op de juiste plaats in te vullen.” In het voorstel van element61 is de financiële rapportering dan als eerste onder handen genomen. Dat heeft er vooral mee te maken dat de financiële afdeling het nauwst betrokken is bij alle andere vormen van rapportering. Daarnaast zijn traditioneel financiële gegevens ook het best gestructureerd. De dimensies die daarbij gehanteerd worden, komen hoe dan ook terug in de andere rapporten. Guy Roefs: "We hebben wel van bij het begin rekening gehouden met specifieke vereisten en verwachtingen van de andere rapporten. Om die reden zijn de verschillende rapporteringen meteen na elkaar ensoms zelfs gelijktijdig afgewerkt. Dat maakte het implementatietraject veeleisend, met occasioneel weekendwerk van mezelf en het hele financiële team, omdat we altijd nauw bij alle beslissingen en ontwikkelingen betrokken zijngeweest. Die investering was nodig om snel de vruchten te kunnen plukken, maar het parallel uitvoeren van verschillende projecten heeft ook wel zijn limieten.” Toon Puissant: "Dat zien we in meer projecten: bedrijven huren dan wel een externe consultant in, maar ook intern moet er de nodige capaciteit zijn om input te geven voor de bouw van de nieuwe toepassing. Diezelfde mensen moeten die software ook weer controleren en valideren. Dat vraagt veel tijd en energie. Maar door hun inzet kunnen Guy en zijn team intussen volledig autonoom werken met de performancemanagementtoepassing en hebben ze bij nieuwe projecten enkel voor een aantal cruciale en gespecialiseerde activiteiten onze hulp nodig.” Voor de financiële afdeling is er een grote last van de schouders gevallen, omdat ze nu geen omkijken meer hebben naar verschillende rapporten die worden gebruikt. De cijfers worden nu op een coherente manier gehanteerd door het hele bedrijf heen. En de rapporten zijn nu met een druk op de knop te verkrijgen door de betrokken personen. De nieuwe rapporten maken het voor de financiële mensen ook mogelijk om hun eigen prestaties te verbeteren, bijvoorbeeld bij het verkorten van de ‘order to cash’-cyclus en om het geld sneller op de rekening te krijgen. Guy Roefs: "We konden aantonen dat door een snellere opvolging van de grondleveringen en analyses we ook sneller konden gaan factureren. Op die manier kwam het geld sneller binnen. Dat was ook nodig om tijdens de fase van snelle groei toch altijd over voldoende middelen te beschikken. Nu kunnen we met hetzelfdewerkkapitaal een veel grotere omzet genereren.” Dat het systeem nu netjes op poten staat, bewijst ook het feit dat de Nederlandse organisatie zonder grote problemen met dezelfde tool kan worden opgevolgd. "Daarbij hebben we ook gemerkt dat door een betere rapportering een hele administratieve last wegvalt van de schouders van de verantwoordelijken daar. Die kunnen zich nu focussen op hun werk en behalen intussen heel wat betere resultaten”, aldus Guy Roefs. SITA Remediation is een specialist in grondreiniging en bodemsanering. Bodemsanering gebeurt op de site van de klant. Vaak is het ook nodig om de aarde af te graven en te verwerken in de grondreinigingscentra van Grimbergen of andere Belgische locaties. Daarnaast beschikt de groep over een aantal installaties in de buurlanden, bijvoorbeeld voor de thermische reiniging van zwaar vervuilde gronden onder gecontroleerde omstandigheden. SITA Remediation in België neemt ook de hoofdkwartierfunctie waar voor de vestigingen in Nederland en Duitsland. De groep realiseert een omzet van zo’n 50 miljoen euro met 150 mensen. De vestiging in Grimbergen staat ook in voor de verwerking van de facturen en de financiële administratie.