U bent hier

FD Magazine - Euronav

De financiële consolidatie bij de internationale
scheepvaartgroep Euronav creëert mogelijkheden voor een diepgaande analytische
opvolging.

Euronav, destijds ontsprongen uit het
vroegere European Navigation Company Limited, werd in 2004 verzelfstandigd via
een separate beursnotering door de toenmalige moedermaatschappij Compagnie
Maritime Belge (CMB). Als verticaal geïntegreerde eigenaar beheert en baat
Euronav olietankers uit voor het vervoer van ruwe olie, zowel op de spotmarkt
(van locatie A naar B) als met langetermijncontracten aan grote
oliemaatschappijen (die dan zelf hun routes en vrachten bepalen). Omdat de
markt voor het zeevervoer van ruwe olie cyclisch en zeer volatiel is, moet Euronav
vlot en proactief de samenstelling van zijn vloot beheren, inclusief de
FSO-schepen (floating, storage & offloading).

Zoektocht
naar consolidatietool

De geconsolideerde omzet van het twintigtal legale entiteiten en achttal
joint ventures, waarvan twee specifiek voor FSO’s, bedroeg vorig jaar 400
miljoen dollar. Ter illustratie van de volatiliteit op de markt: de gehanteerde
marktprijzen schommelden over de jaren heen van 200.000 naar 10.000 dollar per
dag. De geconsolideerde omzet in 2008 was dan ook bijna 860 miljoen dollar. Om
toekomstige periodes van extreme laagconjunctuur makkelijker te overbruggen
besloot Euronav zijn balans te versterken door extra investeringen en een
bijkomende kapitalisatie.

In 2010 zocht Euronav samen met voormalig zusterbedrijf CMB naar een
nieuw consolidatiepakket. De prioriteit lag op de rapporteringsmogelijkheden
voor Euronav, terwijl voor CMB de opzet van het consolidatieproces het
belangrijkst was. Hierdoor kwamen beide bedrijven uit op een verschillende
keuze: Geert De Baere van CMB ging voor Mona van Sigma Conso, terwijl Euronav
in zee ging met Outlooksoft (nu SAP Business Planning & Consolidation of
BPC). Timothy Melis, financieel manager bij Euronav, verduidelijkt hieronder
zijn keuze, de aparte maritieme omgeving waarbinnen Euronav opereert en de
aandachtspunten bij het zoeken naar een nieuwe consolidatietool.

Dozenschuiver,
urenverkoper of daadwerkelijke partner?

Bij een zoektocht naar nieuwe software komen de leveranciers meestal in
verschillende geuren en kleuren. De basistypes kunnen we karakteriseren als de
dozenschuiver, de urenverkoper en de daadwerkelijke partner. Daar waar de
dozenschuiver vooral interesse heeft in het verkopen van licenties, zonder al
te veel inspanningen achteraf, mikken de urenverkopers op het verkopen van
zoveel mogelijk consultancy-uren. Om dat te realiseren zullen ze op een
tijdrovende wijze alles opzetten en parametriseren.

De daadwerkelijke partner parametriseert ook, maar op een andere,
snellere manier. Hij beschikt over een zeer goede productkennis en probeert
zich zo snel mogelijk in te leven in de wereld van de klant. Dankzij die
kenmerken, in combinatie met kennis aanwezig bij de klant en een vlotte, open
communicatie, komt men tot een kortere implementatieperiode en een product dat
direct bruikbaar is voor de eindgebruiker.

Technische
onderbouw en kennis

Met Frank Lehouck en Bjorn Van Damme van element61 vond Euronav zo’n daadwerkelijke
partner. "Ze brachten ons de technische onderbouw van het consolidatiegebeuren,
samen met een sterke functionele kennis, wat bij ons op dat moment enigszins
ontbrak. Dat hebben we dan gecombineerd met onze businesservaringen en wensen
om tot een mooi resultaat te komen, op tijd en binnen het budget”, aldus
Timothy Melis. Tijdens de implementatie en sinds de opstart heeft Euronav de
eigen consolidatiekennis stevig kunnen opkrikken. "De specifieke
consolidatieconcepten en implicaties van journalen en heropening waren ons
voordien wat onduidelijk, maar nu niet meer.”

Voor de partner is het trouwens een permanente uitdaging om volledig
up-to-date te blijven met zijn technische kennis, omdat de evolutie van de
aangeboden productfunctionaliteiten nooit stilstaat. "Bepaalde criteria die we
destijds hadden en die uniek waren, worden vandaag hoogstwaarschijnlijk door
alle oplossingen aangeboden”, zegt Timothy Melis.

Doel:
consolidatie en managementrapportering samen

Een vaak terugkomende doelstelling bij de zoektocht naar een
consolidatietool is het combineren van de managementrapportering met de
financiële consolidatie. Per definitie spreken we hier nochtans over twee
afzonderlijke standpunten.

De managementrapportering gaat tot op gedetailleerde analytische
boekhoudgegevens (bijvoorbeeld per individueel schip) om zinvol te kunnen
sturen, al dan niet met de hulp van KPI’s en dashboards. Daarbij zijn er ook
operationele gegevens die niet altijd rechtstreeks van financiële aard zijn
(bijvoorbeeld de reisduur in aantal dagen).

De consolidatie daarentegen werkt meestal op gesaldeerde cijfers, op
gegroepeerd niveau. Ze houdt daarbij rekening met fiscale aspecten en past
bovendien specifieke groeps- en consolidatieregels toe, die op operationeel
vlak weinig toegevoegde waarde bieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan
berekeningen inzake latente belastingen.

SAP
BPC

De opzet van de consolidatie bij Euronav was destijds niet zo
ingewikkeld. "We hadden weinig exotische gevallen”, schetst Timothy Melis, wat
inhield dat de meeste pakketten op de shortlist wel opgewassen waren tegen dat
proces. De nadruk lag echter op de rapporteringsmogelijkheden voor het
realiseren van de gewenste gecombineerde rapportering. SAP BPC kwam hierbij
bovendrijven, met een sterk geïntegreerde rapportering op Excelbasis. "Het is
intuïtief voor onze accountants”, vertelt Timothy Melis. Snelle, duidelijke en
gedetailleerde analyses zijn daarbij mogelijk volgens de gekende principes van pivot
tables
. Uiteraard worden de gegevens met de nodige granulariteit opgeladen
binnen SAP BPC om dat mogelijk te maken.

Ondertussen beheert de consolidatieomgeving ook de budgetten per firma,
alsook de forecastresultaten per individueel schip voor de
performantieanalyses. Om in die context een explosie van het aantal gebruikte
werkbladen te vermijden heeft Timothy Melis welbepaalde default analyse-rapporten ontwikkeld voor de eindgebruikers. Die basisrapporten staan op
een centrale plaats op de server, vanwaar ze worden opgehaald en gebruikt.

Automatiseren

Bij de afsplitsing van CMB in 2004 waren er vijf verschillende
boekhoudpakketten binnen Euronav, wat tot één werd herleid door de beslissing
om CODA aan te kopen en als uniek boekhoudpakket te gaan gebruiken. Vandaag is
die analytische boekhouding uit CODA de bron van de consolidatiegegevens,
waarbij elke statutaire grootboekrekening gekoppeld is aan de bijbehorende
groepsrekening. Om het half uur worden de CODA-gegevens automatisch opgeladen
in SAP BPC tijdens de afsluitperiodes.

Bij de automatische vertaling van elke individuele statutaire
grootboekrekening naar de bijbehorende groepsrekening vindt er een condensatie
plaats, omdat de geconsolideerde balans uiteraard minder lijnen bevat. "Maar de
details worden wel opgeladen, dus kunnen we heel simpel de weg terugvinden”,
zegt een tevreden Timothy Melis. Vroeger was dat niet mogelijk, met veel
manueel werk om het detail terug te vinden en aan te sluiten binnen tal van
werkbladen als gevolg. Nu kan de gebruiker simpelweg een drill through realiseren via een html-pagina of binnen de Excel-add-in, en zo het totaalsaldo
verklaren met de onderliggende details.

De correcte allocatie van overheadkosten werd ook geautomatiseerd binnen
SAP BPC. Op basis van eigen opgezette parameters, zoals het aantal operationele
dagen van het schip, zijn waarde en of het al dan niet onder een joint venture
wordt uitgebaat, realiseert de consolidatietool die allocatie automatisch.
Verder automatiseert SAP BPC alle specifieke elementen van het consolideren,
alsook het opladen van de brongegevens, de statutaire gegevens. Timothy Melis
kan zo voldoen aan alle periodieke beursverplichtingen. "De consolidatie loopt
nu snel en automatisch. We verliezen geen informatie in het proces. Er blijven
uiteraard altijd welbepaalde manuele handelingen, zoals bijkomende flowinfo en
het toepassen van de groepsregels. Een manuele input van de onderliggende
statutaire gegevens heb ik nog nooit hoeven te doen.”

En
nu?

Net zoals bij CMB is de samensmelting van US GAAP en IFRS een constant
aandachtspunt bij Euronav. De term ‘samensmelting’ neemt Timothy Melis met een
korreltje zout, want "ik denk niet dat US GAAP al iets heeft overgenomen van
IFRS”. Vanaf het eerste kwartaal van 2014 zullen de principes van de
equity-accounting van toepassing zijn op de joint ventures. De proportionele
consolidatie, namelijk het percentage aandeelhouderschap toegepast op het saldo
van alle rekeningen, wordt vervangen door een vermogensmutatie, dus welgeteld
één lijn in de resultatenrekening. SAP BPC staat al klaar om zo te kunnen
rapporteren, maar "het wordt wel een zware klus om onze investeerders duidelijk
te informeren”, aldus Timothy Melis.

"Voor de toekomst kijken we ook naar de last mile”, zegt
Timothy Melis, voor de automatische integratie van de disclosures, notesen het jaarverslag. Momenteel gebeurt dat manueel binnen Excel, wat niet altijd
even eenvoudig is. Een klassiek probleem is de verwijzing naar het juiste
paginanummer. Dat is telkens een serieuze uitdaging, omdat het niet dynamisch
te definiëren is. De doelstelling is de juiste tool op de markt vinden. Op dit
moment kijkt hij naar de mogelijkheden van IBM Cognos Disclosure Management.

Om de woelige wateren verder de baas te blijven sloot Euronav eind vorig
jaar een deal met de rederij Maersk om vijftien grote olietankers over te
kopen. De financiering van die deal ter waarde van 980 miljoen dollar gebeurde
in ijltempo, waardoor er vandaag al twee schepen zijn opgeleverd. Ze werden
vlot opgenomen in de bestaande rapporteringsopzet. "Zonder SAP BPC hadden we
die deal quasi onmogelijk operationeel kunnen opvolgen”, besluit Timothy Melis.

Timothy Melis is handelsingenieur en behaalde
een MBA aan de Vlerick Business School. Hij begon zijn professionele loopbaan
in 2003 als consultant bij een softwarebedrijf. In 2006 stapte hij over naar
Euronav als IT-officer, waarna hij de rol van accounting projects analyst
vervulde. Sinds 2013 is hij financieel manager.

Bron : Martin van WunnikFD
Magazine
n °87, 2014

 

Post Date

dinsdag 23 september 2014

Technologies