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Realisation d'une solution de Business Intelligence hebergé pour un PME

Biobest est active dans un secteur en expansion rapide: l’agriculture écologique.

Afin d’augmenter l’efficacité de ses vendeurs et de garantir l’actualisation des données des ventes à la direction, Biobest a collaboré avec element61 afin de mettre au point une gestion de rapports intégralement dans le nuage. L’entreprise a ainsi économisé au moins 40 000 euros.

Comme les vendeurs accèdent à l’application par le biais d’un navigateur, ils peuvent très rapidement fournir des données à la direction et ils sont beaucoup plus efficaces dans leurs activités. La mise en place de cette application de rapportage n’a demandé que trois mois. Le rapportage est actuellement utilisé par une quinzaine de vendeurs et cinq directeurs. Grâce au nuage, Biobest peut très facilement élargir l’accès à l’application en fonction de la croissance de l ’entreprise.

L’informatique dans les nuages s’impose comme une évidence pour les entreprises qui enregistrent une croissance aussi rapide sur autant de sites que Biobest.

Biobest vend des bourdons pollinisateurs pour l’agriculture, d’autres insectes utiles et des pesticides biologiques pour lutter contre les ravageurs. « Nous sommes une entreprise qui cherche à attirer de nouveaux clients dans le monde entier », indique Bert Synaeve, Directeur du Marketing et de la Communication chez Biobest. « Cependant, la croissance a été plus rapide que les capacités d’adaptation de nos systèmes informatiques. Nous n’avions ainsi mis en place aucune infrastructure informatique homogène ni aucun système d’élaboration de rapports standardisé. Dès que nos effectifs ont atteint 350 personnes, il s’est avéré difficile de travailler avec des données uniformes.

Le siège central de Biobest utilise une version adaptée de Microsoft Dynamics NAV pour sa planification. Cette application n’était toutefois pas utilisée par toutes les filiales du monde. Et celles qui l’utilisaient, recouraient en outre à des applications propres. Les prévisions et les budgétisations intervenaient sur un tableur. Les rapportages de vente devaient aussi être plus rapides et plus uniformes. Tous ces éléments constituaient un problème pour la direction, car elle ne disposait pas de données de ventes ni d’informations clients actualisées ou fiables. La prévision des revenus ou la gestion de la croissance de l’entreprise n’était pas chose aisée.

Dresser les rapports imposait de revenir au bureau

Après leurs visites en clientèle, les vendeurs devaient se rendre au bureau pour dresser leurs rapports, parce qu’ils n’avaient pas accès à leur logiciel en dehors du bureau. Il arrivait souvent que les rapports étaient rédigés seulement un ou deux jours après la visite. Les souvenirs des vendeurs n’étaient alors plus toujours très précis et la direction n’avait pas une vue actualisée des activités.
Biobest ne recourait pas encore à la Business Intelligence pour étayer ses processus de vente. Ce faisant, les quinze vendeurs ne disposaient pas de toutes les données pour réaliser des visites de vente efficaces. S’il est vrai que Biobest couplait un pronostic de vente à chaque client, il n’en restait pas moins difficile pour les vendeurs de vérifier quelle était le statut de chaque client. Cette situation gênait les négociations avec les clients et débouchait parfois sur des échecs de vente.

« Nos vendeurs préfèrent ne pas passer leur temps à rédiger des rapports. Par ailleurs, ils sont toujours en déplacement », indique Synaeve. « Nous voulons qu’ils utilisent leur temps à conclure les marchés potentiels les plus importants. En l’absence de rapports solides, nous ne savions pas toujours de quels marchés il s’agissait. »

Besoin criant de Business Intelligence

À la fin 2010, Biobest avait projeté d’améliorer l’ensemble de son infrastructure informatique, y compris la gestion et l’élaboration de rapports. « L’ensemble devait prendre deux ans, mais nous devions disposer plus rapidement de notre application de Business Intelligence », indique Synaeve. « L’absence de BI entravait en effet nettement la croissance de nos activités. » Biobest a consulté element61, une entreprise de consultance en gestion des performances et en Business Intelligence. Tout a commencé par la définition du projet, suivie par celle de l’architecture, et puis vinrent les phases de conception, construction, application et formation. Le projet a été achevé en 100 jours environ.

La mise en place d’une infrastructure de BI propre aurait représenté un montant considérable ainsi que l’engagement d’un collaborateur supplémentaire à temps partiel pour en assurer la gestion. element61 a conseillé de tout faire tourner dans le nuage, sur Windows Azure. Biobest était d’accord que l’informatique dans les nuages était la manière la plus simple, la plus rapide et la plus avantageuse pour déployer son application de BI. L’entreprise a pu profiter du modèle financier simple de Windows Azure, qui prévoit de limiter les paiements aux services utilisés chaque mois. Biobest estime avoir ainsi économisé 40 000 euros en frais de matériel et de logiciel en déployant son application de BI avec l’informatique dans les nuages. L’entreprise aurait également dû dépenser 10 000 euros de plus en frais de maintenance.

En hébergeant son entrepôt de données dans SQL Azure et en utilisant SQL Azure Reporting, Biobest a déployé son application de BI en à peine trois mois, sans devoir attendre que l’ensemble du projet informatique prenne forme. L’application de BI extrait des données de Microsoft Dynamics NAV et des feuilles de travail de pronostic. Elle utilise ensuite Microsoft SQL Server 2008 Integration Services pour contrôler la qualité des données, les convertir et les charger sur SQL Azure.

element61 a conçu différents rapports standard que les vendeurs et les directeurs utilisent pour analyser les données. Les vendeurs de Biobest reçoivent désormais des rapports détaillés sur les clients et les systèmes d’entreprise internes. Ils peuvent consulter le statut de chaque client en matière de budget, les prix et la responsabilité du fait du produit, vérifier s’il existe d’éventuels problèmes d’expédition, découvrir les problèmes que les clients rencontrent avec certaines plantes ou produits et bien d’autres choses encore.

Les vendeurs de Biobest sont motivés à dresser des rapports de vente parce qu’ils peuvent exploiter les données pour effectuer des rencontres plus rentables avec leurs clients. « Nos vendeurs sont nettement plus efficaces, parce qu’ils peuvent mieux se préparer à leurs visites », indique Synaeve. « Ils peuvent demander un rapport sur les clients avant de leur rendre visite, consulter les pronostics et l’historique des ventes. C’est la première fois que nos vendeurs ont un tableau d’ensemble de leurs clients. Notre marché est en forte expansion et la Business Intelligence nous aide à miser sur les clients les plus rentables : nos vendeurs peuvent donc exploiter leur temps utilement. »

« Nos vendeurs ne doivent désormais plus revenir au bureau pour dresser leurs rapports », constate Synaeve. « Ils peuvent se connecter en ligne pour rédiger leurs rapports à leur meilleure convenance. Nos données sont ainsi plus récentes et sont transmises plus rapidement à la direction sous forme de rapports. Nous pouvons ainsi constater si plusieurs vendeurs sont en proie au même problème et si des clients de différentes parties de la planète doivent relever les mêmes défis qui constituent pour nous autant de nouvelles possibilités de ventes. L’intuition des vendeurs et des membres de la direction a cédé la place à des données solidement étayées. » Les directeurs peuvent voir le degré de réalisation des objectifs mensuels de chaque vendeur, ils peuvent percevoir des tendances qui influent sur la vente ou qui offrent de nouvelles possibilités. Enfin, ils disposent également de données actualisées pour diriger l’entreprise.

« Des données jadis disséminées sur différents systèmes sont désormais centralisées et constituent une information utile », conclut Jean-Marc Vandoorne, Chief Executive Officer de Biobest. « De plus, chaque collaborateur dispose désormais de la même version de la « vérité », ce qui contribue à un fonctionnement plus homogène de l’entreprise.

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