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Automatisation du Reporting, Budget et Consolidation

SAP BPC permet à Deceuninck de prendre des décisions d'affaires agiles et bien fondées

« En plus de nous aider à gagner du temps en matière de consolidation et à
améliorer notre budgétisation et nos prévisions, les rapports standardisés et
faciles à comprendre permettent une meilleure prise de décision. »

Philippe Maeckelberghe, CFO chez Deceuninck

Deceuninck est le leader en conception et
fabrication de systèmes éco-énergétiques en PVC destinés à la construction de
maisons durables. L’entreprise possède 10 sites de production et est active dans
75 pays. La consolidation financière y est donc particulièrement complexe.
Deceuninck a opté pour SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC) afin de
rationaliser ses processus de consolidation.

Le progiciel s’est avéré à ce point
flexible et polyvalent qu’il a été graduellement étendu grâce à des
fonctionnalités additionnelles. Actuellement, SAP BPC est l’un des softwares de
premier plan du département financier, qui l’utilise pour réaliser de multiples
opérations, parmi lesquelles la budgétisation, les prévisions et même la
recherche de conventions.

Jusqu’en 2008, la consolidation au sein de
Deceuninck était en majeure partie une activité manuelle, avec tous les
inconvénients que cela implique. Le processus était source d’erreurs, étant
donné l’absence de vérifications automatiques. De plus, le manque de
transparence rendait les fautes difficilement détectables. Il n’existait pas de
vue d’ensemble générale, ni d’intégration avec d’autres applications
financières. Pour ne rien améliorer, la distribution et le reporting n’étaient
pas harmonisés : avec des rapports établis au fur et à mesure, le management ne
disposait pas d’une base solide pour les prises de décisions. En bref : un outil
d’automatisation était plus que nécessaire.

Le Chief Financial Officer Philippe Maeckelberghe se souvient de l’étude de
marché : « Même si au départ, SAP BPC n’était pas notre favori, nous avons vite
réalisé que c’était ce package qui répondait le mieux à notre besoins actuels et
futurs.

Il a été intégré sans faille avec nos applications existantes, il est très
flexible et a une fonctionnalité très large. Pendant que beau-coup d’autres
fournisseurs de logiciels offrent des fonctions comme la consolidation et le
planning, les prévisions à court terme, la budgétisation, les rapports
d’exploitation, les prévisions en matière de liquidités, etc., en tant
qu’applications séparées, SAP BPC les intègre en un seul package unique et
rentable. »

La confiance dans une solution et une expertise à l’épreuve du futur

Deceuninck était un client SAP depuis de
nombreuses années et utilisait l’ERP Central Component (ECC), SAP Business
Intelligence (BI) et SAP Process Integration (PI). SAP BPC a cependant été
choisi pour ses capacités et non pour une question d’uniformité de marque.
« Lorsque nous avons choisi ce système, c’était alors encore un produit OutlookSoft », explique Philippe Maeckelberghe.
« Son acquisition par SAP assure la cohérence et la continuité : nous sommes
sûrs que le package sera développé comme prévu. »

En termes d’intégration et de transfert de connaissances, le partenaire de
SAP, CFO– belux, était un choix logique en raison de sa forte présence et des
résultats obtenus dans ce domaine. Ils sont le partenaire le plus expérimenté
quand il s’agit de l’intégration et de l’implémentation de SAP BPC. Ils ont
coaché le département IT de Deceuninck au cours des différentes étapes. De plus,
Deceuninck a apprécié leur approche participative et leur intention de garder la
collaboration ouverte. Philippe Maeckelberghe : « Aujourd’hui, nous avons la
connaissance suffisante en interne pour développer de nouvelles applications.
Néanmoins, nous continuons à collaborer étroitement avec element61, lorsqu’une
expertise additionnelle est nécessaire. »

Temps d’implémentation très rapide

SAP BPC a été intégré chez Deceuninck dans un délai très court. La première
consolidation a eu lieu en mai 2009, plus vite que prévu. Filip Levrau, DSI chez
Deceuninck : « Pendant les deux premiers mois, nous avons utilisé la
consolidation tant manuelle qu’automatisée, pour des raisons de sécurité.
Cependant, nous n’avons pas tardé à remarquer que l’implémentation avait été
faite de façon irréprochable et nous avons pu entièrement nous reposer sur BPC.
» Peu après ce premier lancement, beaucoup d’autres applications complémentaires
ont été ajoutées. « L’outil est tellement facile à utiliser et flexible qu’il
est possible d’ajouter de nouvelles fonctions très rapidement », dit Filip
Levrau de manière enthousiaste. « En fait, nous sommes uniquement limités par
notre propre créativité. Si je dois mentionner un seul inconvénient, je dirais
que désormais, nous sommes si familiers avec SAP BPC que nous l’utilisons pour
des choses pour lequel cet outil n’est pas vraiment destiné au départ. En
conséquence : nous poussons le système et le serveur au bout de leurs limites. »

Standardisé et rationnalisé

« SAP BPC devient de plus en plus une par-tie
essentielle du département financier de l’entreprise, » confirme Philippe
Maeckelberghe. « Les prévisions et la budgétisation, par exemple, sont réalisées
de manière bien plus efficace qu’avant. Il y a un lien direct entre les
prévisions et les chiffres réels, ce qui nous permet d’évaluer les chiffres à
tout moment et d’ajuster nos méthodes, si nécessaire. Un autre atout est la
manière standardisée de calculer et de documenter. Les auditeurs tant internes
qu’externes accèdent ainsi plus facilement aux données financières dont ils ont
besoin. »
« Toute l’infrastructure IT de Deceuninck est centralisée et standardisée
pour le groupe en-tier », ajoute Filip Levrau. « Les données de la société sont
donc directement disponibles à un endroit. Cela signifie également que toutes
les personnes chargées des finances et qui sont impliquées dans la
consolidation, les prévisions et la budgétisation doivent apprendre à utiliser
le programme. Il est par conséquent capital que ce dernier soit très facile à
apprendre. Le frontal Excel de SAP BPC fournit l’environnement idéal étant donné
qu’il est très similaire aux méthodes de travail déjà utilisées. Notre
département Finance a organisé une séance de formation consacrée à SAP BPC lors
de son meeting financier international et n’a reçu que des retours positifs
concernant la facilité d’utilisation. »

Une source pour prendre de meilleures
décisions

« L’impact que SAP BPC a sur nos affaires est
tout simplement impressionnant, » dit avec insistance Philippe Maeckelberghe.
« En plus de nous aider à gagner du temps en matière de consolidation et à
améliorer la budgétisation et les prévisions, les rapports standardisés et
faciles à comprendre permettent une meilleure prise de décisions. Ces rapports
sont essentiels pour une évaluation plus efficace des chiffres car ils
permettent de distribuer, de façon harmonisée, une information compréhensible et
correcte à travers toute l’organisation. C’est exactement ce que nous
accomplissons grâce à SAP BPC. Ce qui pourrait être utile à l’avenir serait une
solution plus facile, qui permettrait de publier immédiatement les résultats
dans des fichiers Word ou en Power Point. Cela nous aiderait à créer des
présentations qui pourraient être immédiatement soumises à notre conseil
d’administration. »

Exigences :

  • Consolidation automatisée des résultats
  • Reporting clair et standardisé
  • Logiciel facile à utilise

Benefits
:

  • Reporting clair pour une diffusion au sein de toute
    l’entreprise
  • Outil flexible permettant le développement rapide de
    nouvelles applications
  • Coût total de possession très réduit du logiciel financier
  • Simplification du processus de consolidation
  • Budgétisation et prévisions plus faciles

Téléchargez le cas d'étude SAP BPC ici en françaisanglais ou néerlandais .

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