You are here

De ware betekenis van Business Intelligence

Er heerst blijkbaar
verwarring over de definitie van business intelligence. IT’ers enerzijds en businessmensen
en financiële professionals anderzijds begrijpen er andere dingen onder. Ook
heerst er nog zowel over- als onderschatting.

De
BI-markt is in de vorbije jaren behoorlijk groot geworden, stelt Stijn Vermeulen vast. De managing director van
consultbureau element61 stelt vast dat BI-tools veel historische gegevens in
beeld brengen. "De cijfers uit het verleden voeden via datawarehouses heel wat
rapportering. Daarnaast zorgt performance management voor financiële
oplossingen voor planning en budgettering, consolidatie, activity based costing
en dergelijke meer. Na een periode van nichespelers is zowat sinds 2006 een
convergentie naar globale oplossingen tot stand gekomen tussen BI en Corporate
Performance Management”. Met andere woorden tussen de ICT-kant en de financiële
kant”

Twee begrippen voor
één doel?

"Vaak
krijgen de begrippen business intelligence (BI) en performance management (PM) een
verschillende invulling bij businessmensen dan bij IT’ers. Hun insteek en focus
verschillen. IT’ers zien veelal een zeer breed gamma van tools en technieken
als BI-oplossingen. De business is het er meer om te doen stuurinstrumenten te
bouwen voor het stellen van doelen, planning en organisatie, voorspellen en ten
slotte resultaten meten, die samen een managementcyclus vormen”, zo schetst
Carl Moons, general manager van Aexis. Moons is overigens ook UAMS-docent en
leidt er een opleidingsprogramma Financieel Performance Management.

"Uiteindelijk
zijn de twee insteken dimensies van een zelfde verhaal. Sommige softwarebouwers
bekijken dit ook als één geheel. Het komt erop neer dat BI-tools en –technieken
dienen om een PM-proces op te zetten. Het is belangrijk dat alle betrokkenen
beseffen dat ze het dus over dezelfde materie hebben. Maar die duidelijkheid
wordt bemoeilijkt omdat vendors vaak en graag nieuwe termen lanceren”, vindt
Moons nog.

"Financiële
en businessanalisten werken met zeer diverse verwachtingen en klutsen soms de
begrippen BI en PM door elkaar,” merkt ook Luc
Siebens, group reporting manager bij RealDolmen. Hij heeft binnen de IT-groep een
rapporteringsplatform opgebouwd, expertise die ook extern wordt aangeboden.
"Wij trekken nu BI en PM helemaal uit elkaar,” stelt hij verrassend. "Maar we
gebruiken wel één datawarehouse om een aparte BI- en PM-omgeving te voeden. PM
kijkt meer vooruit, simuleert en budgetteert. BI houdt zich bezig met de
actuals en het verleden. Op dat laatste lag de voorbije jaren sterk de focus.

BI
dient om de assumpties, plannen en strategie, die PM ondersteunt, af te zetten
tegen de werkelijkheid.”

Niet iedereen kan
Ferrari besturen

Het
gebruik van BI is nog vrij beperkt in bepaalde opzichten. "Vaak gebruikt
finance enkel het BI-luik dat in het financiële pakket zit en dat vrij beperkt
is. Daarnaast gebruikt men nog veel spreadsheets om zelf analyses te maken. BI
kan echter veel meer. Zo is het ook geschikt voor niet-financiële resultaten.
Neem je die niet mee, wat vaak nog gebeurt, dan gebruik je niet genoeg
informatie van en voor de business,” meent Merlijn Gillissen, onafhankelijk
consulent van het bureau Decido. "De rapportage is vaak te financieel gestuurd
en kijkt te veel achterom. De kloof met de business is zelfs vergroot door de
tools van bepaalde grote leveranciers. Die zijn zo complex dat er wordt
teruggegrepen naar de simpele, maar beperkte spreadsheet. Finance trekt zich al
te vaak terug op zijn eigen terrein. Vaak heeft de dienst zijn brugfunctie
onvoldoende uitgebouwd. De BI-belofte van eertijds, dat je alles zou te weten
komen en makkelijk zou kunnen analyseren, wordt zo niet waargemaakt. Niet
iedereen kan een Ferrari besturen.”

Steeds meer
procesgericht

Carl Moons raadt
businessmensen en financiële professionals aan om te gaan voor oplossingen op
procesniveau, waarbij de meest geschikte technologie wordt ingezet. "Je krijgt
hierin steeds meer specialisatie. Zo is Aexis bijvoorbeeld zeer goed thuis in
oplossingen voor het ziekenhuiswezen. We hebben hiervoor specifieke templates.
Financiële diensten zoeken ook veelal procesoplossingen, maar niet zelden
drukken ze zich verkeerd uit en vragen ze naar een tool. Toch wordt er steeds
minder geshopt voor BI-tools.”

Dat
neemt niet weg dat een meerderheid nog een procesoplossing zoekt door alleen
maar tools en technologie aan te kopen. "Zeker als er in de financiële dienst
een IT-kenner zit, werken bedrijven nog vaak hun eigen oplossingen uit. Maar de
groep organisaties die een compleet pakket aankoopt, met applicaties en
integratie erbij, is al gegroeid tot zowat 30% van de markt. Zij willen of
kunnen zelf geen tijd meer steken in het schrijven van programma’s.

"Bedrijven
hanteren steeds vaker één strategie voor het geheel van BI en PM. Finance wordt
daarbij vaak eigenaar van het hele terrein. Jammer genoeg is echter Excel meestal
nog de voornaamste tool. Dat is goed voor persoonlijke productiviteit, maar niet
echt voor gebruik in werkgroep binnen een onderneming. Je kan er moeilijk in
bijhouden wat de laatste versie is en van wie. Dat wordt zeker onwerkbaar met
meerdere vestigingen in verscheidene landen”, meent Stijn
Vermeulen. "Er ontstaat snel een kluwen van communicatie en versies waarbij je de ontbrekende
workflow met doorgemailde bjlagen probeert op te vangen. Spreadsheets laten ook
meer fouten in het systeem sluipen en je ontdekt ze minder makkelijk.”

Juiste
verwachtingen, juiste inschattingen

"Je
moet goed weten welke verwachtingen BI kan inlossen”, meent Carl Moons (Aexis).
BI kan zorgen voor een eenduidig zicht op je plannen en resultaten, voor een
efficiënte en kortere doorlooptijd van rapportering, voor een gestroomlijnde
planning in een complexe, vaak internationale organisatie en een inpassing van
beste praktijken en rapporteringsstandaarden via templates.”

Luc Siebens vindt het
belangrijk te beseffen dat men een oplossing niet in één ruk kan implementeren.
Hij pleit ook voor een goed management van verwachtingen. "Mensen moeten
beseffen dat je voortaan niet zomaar meer lijstjes gaat produceren, maar heuse
analyses van benodigde informatie en metingen in functie van targets. Om zo ver
te geraken moet je een traject uitstippen. En je moet het management daarop ook
genoeg attenderen. Het moet in iedere fase weten wat er al kan en wat nog niet.
Je meet alleen nog wat kritisch is. Je moet uitkristalliseren.”

Merlijn
Gillissen waarschuwt voor de al te grote kwetsbaarheid van veel systemen. "Als
je gegevens niet perfect zijn, stop je er al gauw rotzooi in. Dan komt er ook
rotzooi uit. Veelal zijn te veel gegevens in diverse systemen ingebouwd en is
het geheel slecht georganiseerd. De mens is de zwakke schakel geworden. Zoals
altijd: A fool with a tool is still a fool. Als je gegevens onbetrouwbaar zijn,
is alle rapportage dat ook. Ik verwacht daarin de komende vijf jaar geen grote
verbetering.

"Na
25 jaar in het vak ben ik alleen maar overschatting van de mogelijkheden
tegengekomen, nooit onderschatting!”, aldus Carl Moons. "Nog steeds beseffen
sommigen niet dat een tool op zich nooit een oplossing is. Men denkt nog te
weinig na over de processen en de rollen.” Luc Siebens merkt dat mensen vaak
onderschatten wat er te doen staat. "Je moet een stap terug zetten qua
meetgegevens. Misschien heb je maar tien van je vroegere honderd meetgegevens
meer nodig. Je moet uitmaken waarop je gaat sturen. Dat wordt je kapstok
waaraan je andere elementen dieper in de organisatie ophangt. Hieraan wordt
veelal te weinig aandacht besteed. Als je bijvoorbeeld na een fusie zomaar
centraliseert, ben je heel verkeerd bezig. Je moet in vraag stellen wat je
hebt.”

De grootste
valkuilen en kansen

De
valkuim van de tooloverschatting is nochtans heel goed te vermijden, vindt Carl
Moons. "Kies er een ondersteuning bij van iemand die je business en je probleem
begrijpt. Zorg ook voor genoeg projectplanning, waarbij er genoeg tijd wordt uitgetrokken
voor de interne opvolging. Er is altijd wel een deadline voor rapportering of
planning te halen. Probeer dus ook geen te grote stappen te zetten en faseer
genoeg.”

"Je
moet je consequent afvragen voor wie je het doet”, raadt Merlijn Gillissen aan.
"Daarbij hoort ook dat finance voor de business analyseert en hem van de
resultaten informeert. In goede BI kan je heel wat informatie bundelen en goed
weten wat er in de waardeketen vanaf marketing tot financieel resultaat
gebeurt. Sommige bedrijven gebruiken BI zeer diep om de werking van de
organisatie op te volgen. Dat is veel meer dan alleen wat verplichte rapportage
teruggooien naar de business, wat nog al te vaak het geval is. Als je BI en
financiële informatie los van elkaar ziet, versterken ze elkaar niet.”

"Je
maakt in het huidig economische klimaat als onderneming het verschil dankzij
goede planning, budgettering en forecasting van je financiële resultaten.
Daarom groeit de PM-markt nu sneller dan de BI-markt. Maar finance moet beide
samen beheren en beheersen,” meent Stijn Vermeulen.
"Bedrijven hebben gelijk om die prioriteiten te stellen. Dat kan ervoor zorgen
dat ze continu kunnen plannen en dus elk kwartaal een plan voor de volgende
vier kwartalen opstellen. Het realisme hiervoor haal je uit de forecasting. Je
kan niet meer anders.”

Willem De Bock

Post Date

Monday 15 February 2010