You are here

Is de spreadsheet de vijand nr. 1 van budgetteringsproces?

Spreadsheets zijn en blijven uitstekende hulpmiddelen voor persoonlijk gebruik. Zij laten toe om snel een flexibele analyse uit te voeren die anders moeilijk of tijdrovend of beiden tegelijk zou zijn. Maar spreadsheets als ruggengraat voor belangrijke bedrijfsprocessen, zoals budgettering, vormen een zeer ernstig risico. Bij de voorbereiding van strategische besluiten of de opmaak en analyse van operationele en financiële plannen, baseren organisaties zich vandaag te veel op spreadsheets. Een eenvoudige zoektocht op Google naar ‘spreadsheet fouten’ toont een pak bewijsmateriaal voor de potentieel catastrofale effecten van vergissingen in elektronische rekenbladen en de daarop steunende rapporten. Die vergissingen kunnen vele duizenden euro’s kosten maar zeker even erg, zij zaaien twijfel over de integriteit van de cijfers en dus over de professionaliteit van het management en de gehanteerde bedrijfsprocessen. Dit artikel wil de aandacht vestigen op een aantal te vaak voorkomende problemen en risico’s. Ook een verwittigde manager is er twee waard!
 

Probleem 1: Spreadsheets in een bedrijfsomgeving zijn riskant

Spreadsheets bevatten vaak concurrentiegevoelige en vertrouwelijke informatie. Probleem is dat een elektronisch rekenblad ontworpen is als een instrument voor meer persoonlijke productiviteit. Er zijn dus amper middelen om het verkeerd verspreiden van deze informatie naar ‘ongepaste ogen’ te helpen vermijden. Maar al even erg, door het gebrek van audit trails zijn zij kwetsbaar voor manipulatie; bijvoorbeeld om begrotingen aan te passen door de centrale rekenregels niet te volgen, procesdefecten te verdoezelen of gewoon te frauderen. Net wegens dat ‘persoonlijk’ karakter vergeten veel ondernemingen bovendien de nodige maatregelen te treffen tegen verlies van deze cruciale spreadsheets. Vitale informatie is dus niet alleen kwetsbaar voor ongewilde of gewilde foute manipulaties, maar bovendien ook voor verlies.
 

Probleem 2: Spreadsheets zijn beperkt flexibel

Spreadsheets bieden flexibiliteit, maar dan wel manueel en zonder structuur. Wie wil kan bedrijfsscenario’s modelleren maar dan wel met ‘hard gecodeerde’ relaties tussen heel wat verschillende spreadsheetbladen die snel een kluwen worden. Als de omgevingsfactoren veranderen, doelstellingen herzien worden en producten of segmenten structureel evolueren, is de zoektocht naar de parameters die moeten aangepast worden en de formules waarin ze voorkomen geen sinecure. Het consistent aanbrengen van de veranderingen vereist zelfs in relatief eenvoudige rekenbladen vaak buitensporig veel tijd, vooral als de auteur intussen van job veranderd is! Gespecialiseerde tools voor modellering en forecasting hebben ingebouwde documentatietools en tonen op eenvoudige wijze relaties tussen parameters en hun gebruik. Het is niet voor niets dat steeds meer bedrijven vanwege de snel veranderende markt- en omgevingsfactoren gespecialiseerde software kopen die ‘rolling forecasts’ beheert. Spreadsheets kunnen dat echt niet aan.
 

Probleem 3: Spreadsheets remmen de "samenwerking”

Professioneel budgetteren is groepswerk dat steunt op onderlinge afstemming tussen budgethouders. Maar de grote foutgevoeligheid en controlebeperkingen van rekenbladen dwingt bedrijven om een stroef, centraal gestuurd spreadsheet gebaseerd budgetteringsproces op te zetten. Het raamwerk én de sheets zelf worden doorgaans door financiële medewerkers opgebouwd, met technieken en relaties die moeilijk herkenbaar zijn voor andere bedrijfsfuncties. De gebrekkige workflow bemoeilijkt of verhindert zelfs iteraties in opeenvolgende overlegrondes. Real-time aggregatie van decentraal verspreide informatiebronnen is al helemaal een probleem. Die beperking tast onvermijdelijk de kwaliteit van de financiële plannen aan.
 

Probleem 4: Spreadsheets bemoeilijken voortgang en sturing van het budgetproces

Spreadsheet gebaseerde budgetteringsprocessen zijn moeilijk te sturen en te monitoren. Zeker in grote of sterk gedecentraliseerde organisaties kan men nauwelijks de vooruitgang volgen. De daarom traag verlopende budgettering doet mensen twijfelen aan het nut van de budgetoefening en zelfs aan de mate waarin die rekening houdt met de input van businessmanagers op zich. Waar moderne, gespecialiseerde budgetsoftware toelaat de voortgang te controleren, kan een spreadsheet aanpak slechts sequentieel vorderen op de snelheid van de traagste deelnemer. Wie dat wil voorkomen met werkversies en deelsheets, riskeert onderling inconsistente versies. Dat veroorzaakt regelmatig foutief geconsolideerde budgetcijfers met verwarrende discussies over de waarde of de versie van de cijfers. Wie heeft in een professioneel lopende organisatie nog de tijd om over de vorm en de basiscijfers te discussiëren? De inhoudelijke discussie lijdt daar toch onder?
 

Probleem 5: Consolideren van spreadsheets is arbeidsintensief én moeilijk, dus kwetsbaar

De consolidatie van spreadsheets is arbeidsintensief en erger, kan niet of zeer moeilijk parallel waarbij meerdere collega’s elk een deelgebied dekken. De doorlooptijd en de inspanning stijgen exponentieel met het aantal betrokken budgethouders. Natuurlijk kunnen – al dan niet ‘magische’ – macro’s helpen, maar ook die zijn weer kwetsbaar voor fouten en voor het feit dat de auteur kan verdwijnen. Doorsnee gebruikers begrijpen echt geen macrotaal en zelfs als zij daarin vaardig zijn, is de syntax van macro’s zo cryptisch dat zij slechts moeizaam te doorgronden zijn.
 

Probleem 6: Real time budgettering en forecasts zijn niet haalbaar

Een op spreadsheets gebaseerd planningproces is te log om de snel evoluerende sleutelinformatie over economische en concurrentiële parameters te capteren en te verwerken. Daarom hebben beslissingmakers bij opeenvolgende (markt)veranderingen vaak geen goede beleid- en besluitondersteunende informatie. Zij zijn dan wel verplicht om het ‘buikgevoel’ te volgen. Scenariodenken wint aan belang omdat managers de impact van veranderingen op het eindresultaat willen kennen. Dat kan met professionele plannings- en modellingstools, maar spreadsheets kunnen die real time aanpak echt niet (betrouwbaar) aan.
 

Probleem 7: Vertrouwensbreuken

Eens een ernstige fout opduikt, blijkt het vertrouwen in spreadsheet gebaseerde processen bij operationele medewerkers – terecht - sterk aangetast. Zij hebben dan de neiging om het kind met het badwater weg te gooien en ook de onderliggende processen van planning in vraag te stellen. Hoe groter de inspanning die in een spreadsheetsystematiek gaat, hoe minder geloofwaardig het geheel wordt.
 

Conclusie

Elektronische rekenbladen zijn krachtige rekeninstrumenten die vooral in de persoonlijke sfeer een hoge toegevoegde waarde hebben. Maar als basis voor samenwerking – groupware – binnen financiële bedrijfsfuncties zoals planning, budgettering en forecasting hebben zij ernstige, geld- en tijdverslindende nadelen. Correcte en snel geleverde cijfers met bedrijfsbrede relevantie zijn zowat het handelsmerk van de vakkundige CFO. Daarvoor bestaan er nu professionelere instrumenten die accuratere rapportage garanderen.
 
- door Peter Coenen & Stijn Vermeulen -

Post Date

Tuesday 22 April 2008

Technologies