De Lijn, de maatschappij die bus- en tramverkeer in Vlaanderen regelt, is een decentrale organisatie, met een centraal kantoor in Mechelen en vijf regionale operationele entiteiten, elk met de nodige autonomie.
Die autonomie zorgde voor operationele uitdagingen, onder meer bij het opmaken en opvolgen van de budgetten. Zo verwerkte elke entiteit zijn eigen budgetten in een spreadsheet en stuurde ze die vervolgens door naar de centrale diensten. "De gevolgen waren typisch voor zo’n aanpak,” vertelt Axel De Vos, hoofd van de afdeling operationele beheers- en budgetcontrole, "slecht versiebeheer, een zwak gestroomlijnde workflow, arbeidsintensieve consolidatie en een grote kans op fouten, om nog maar te zwijgen van de mogelijke beveiligingsproblemen.”
De Lijn ging op zoek naar een oplossing die het budgetteren op decentraal niveau nog steeds toelaat, maar veel sneller centraal zicht biedt op alle cijfers. Samen met element61 koos de vervoersmaatschappij voor Cognos 8 Planning, onder meer om de intuïtieve interface ("Het voelt aan als Excel, en wie echt wil, kan nog naar Excel exporteren”, aldus Axel De Vos), maar ook om het eenvoudige beheer en onderhoud en het niveau van beveiliging.
Na drie maanden was de software in alle entiteiten en in de centrale diensten in gebruik, en snel daarna in de centrale diensten op afdelingsniveau. Sindsdien verloopt het budgetteringsproces heel wat sneller en efficiënter, zowel op lokaal als centraal niveau. "De kans op fouten is ook drastisch verlaagd, wat het vertrouwen in de cijfers sterkt,” vult Axel De Vos aan, "en die cijfers zijn ook gemakkelijker te analyseren.”