You are here

De beperkingen van het rekenblad

Onlangs raakte bekend dat de begroting van de Waalse regering zich grotendeels op het rekenbladprogramma Excel zou baseren. Maar terwijl sommige financiële managers bij dit bericht de wenkbrauwen fronsen, wordt ook in hun afdelingen Excel nog vaak gebruikt. Té vaak misschien, vermits een rekenblad heel wat beperkingen heeft.

In veel bedrijven is de huidige koning van de business intelligence (BI), de analyse van bedrijfsdata, nog altijd het onvermijdelijke spreadsheet of rekenblad. Niet in het minst bij de overheid. Recent bleek bijvoorbeeld dat voormalig Waals begrotingsminister Michel Daerden geen specifieke software gebruikte bij de begroting. Gaandeweg hebben zijn medewerkers werkdocumenten uitgewerkt met Excel. De cijfers waarop Excel draait, zijn dan weer afkomstig van het boekhoudsysteem G-Com.

De populariteit van Excel valt niet te onderschatten. Het programma staat op bijna iedere pc en is wereldwijd goed voor meer dan 150 miljoen actieve gebruikers. Die kennen de toepassing al jaren en zijn ermee vertrouwd. In vergelijking met software als die van specialisten zoals Business Objects, Cognos of anderen is het ook erg goedkoop. Bovendien huisvest het pakket heel wat mogelijkheden voor planning en statistische analyse. Toch beginnen veel bedrijven Excel aan banden te leggen.

‘In ons bedrijf dient het hoofdzakelijk voor het spreekwoordelijke huis-, tuin- en keukengebruik. En dat is een bewuste keuze', vertelt Kurt Vandebergh, CFO bij Echo Group, een pionier op het gebied van vloeroplossingen voor de bouw. Deze onderneming zegde sinds een klein jaar het gebruik van Excel voor 70 procent vaarwel. Echo Group maakt nu gebruik van zowel de BI-oplossing van IBM Cognos als van de planning- & budgetteringsmodule IBM Cognos Planning. Deze configuratie baseert zich op een zogenaamd datawarehouse, een dataopslagplaats, met daar bovenop een balanced scorecard, eveneens geautomatiseerd in Cognos Metrics Studio. De software wordt ondermeer gebruikt voor de consolidatie van de financiële resultaten, maar ook voor de budgettering, planning en voorspellingen (forecasts). ‘Een flinke tijdwinst met vroeger', beaamt Vandebergh. ‘Wanneer we toen een consolidatie moesten doorvoeren, was dat een oefening van twaalf keer veertien rekenbladen. Twaalf voor de maanden en veertien voor het aantal bedrijven binnen onze groep.' Voor planning of voorspelling gebeurde de oefening dan nog eens helemaal opnieuw. ‘Om nog te zwijgen over wat er gebeurde als we een kostenplaats in een ander departement wilden onderbrengen. Dan was vergelijken met het jaar ervoor onmogelijk.'

Fouten

Een ander groot bezwaar van rekenbladen als Excel zijn de mogelijke fouten. Toen het beursgenoteerde Eastman Kodak onlangs zijn resultaten in negatieve zin moest herzien, bleek dat de verantwoordelijke van de financiële afdeling per ongeluk enkele nullen teveel had geplaatst in een veld in zijn rekenblad. Met een fout van ongeveer 10 miljoen dollar als gevolg. Het is overigens niet de eerste keer dat een CFO omwille van spreadsheet-fouten ontslag moest nemen. ‘Allemaal niet zo verwonderlijk', vindt Stijn Vermeulen van element61, een consultant in business intelligence en performance management. ‘Het is erg makkelijk om fouten te maken in een spreadsheet als Excel, maar nog moeilijker om ze op te sporen. Hoe weet je op de duur nog waar je data hebt ingevuld, en waar niet?', vraagt Vermeulen zich af. ‘Gebruikers kunnen vergeten data in te voeren, kunnen per ongeluk een formule overschrijven. Hierdoor kunnen heel wat onderliggende fouten onopgemerkt deel gaan uit maken van de managementrapportering', meent hij.

Ondanks al deze nadelen blijven rekenbladen, en Microsoft Excel in het bijzonder, erg populair in veel bedrijven. Gek genoeg zelfs bij leveranciers van business oplossingen zelf. ‘Wij kunnen met ons systeem bijvoorbeeld de rapportering exporteren naar Excel, daar bijkomende bewerkingen doen en terug invoeren naar het BIsysteem. Maar in het systeem zelf kan je, bijvoorbeeld voor de planning of budgettering, de data invoeren in een Excel-achtige toepassing. Ook al zijn de mogelijkheden beperkter, en kan je bijvoorbeeld geen cellen verwijderen, toch lijkt het er heel erg op Excel.'

Dit is allemaal geen toeval. Leveranciers van toepassingen voor business intelligence hebben, mede door het succes van Excel, in het verleden een beetje een dubbele houding gehad ten aanzien van spreadsheets. Aanvankelijk kozen sommigen voor een aanbod van eigen BI-toepassingen met interfaces die dan erg op Excel leken. Kwestie van een interface aan te bieden die de gebruiker kende. Maar meer en meer kozen ze voor een andere weg: een soort van integratie met de bestaande Excel-spreadsheets door er zelf koppelingen - ‘plug-ins' - voor aan te bieden. Bijna elke BI-leverancier van Cognos (nu IBM), Business Objects (nu SAP), Qliktech, Microstrategy en SAS heeft dergelijke producten in het aanbod. Waardoor ze dus eigenlijk hun wagonnetje aan de Excel-trein hangen. Ook al geldt die koppeling niet enkel voor Excel, maar is die er ook met andere Office-toepassingen, zoals bijvoorbeeld Powerpoint en Word. En daarnaast wordt vandaag in de wereld van de business intelligence toch vooral de internetbrowser gebruikt als interface.

Multi-user

Zoals wel vaker gaat het niet om de technologie zelf, maar om wat de gebruiker ermee aanvangt. ‘Uiteraard is Excel een goede toepassing', nuanceert Stijn Vermeulen. ‘Maar het is een front end toepassing.' Net daarom raadt hij aan om erg zuinig om te gaan met berekeningen in Excel en zoveel mogelijk de data-invoer te vragen in de taal van de eindgebruiker. ‘Als het financieel departement bijvoorbeeld een budget maakt en hiervoor een bemanning dient in te plannen, dan kan de operationele manager best gevraagd worden hoeveel mandagen (FTE's of full time equivalents ) hij voorziet nodig te hebben en kan de applicatie deze informatie dan achter de schermen omzetten naar een salariskost.' Een dergelijke berekening gebeurt volgens Vermeulen best niet op de lokale pc-metrekenblad van de eindgebruiker maar in een centrale applicatie, beheerd door de financiele afdeling. ‘Terwijl men vroeger wel eens de neiging had om zowat alles in Excel zelf te berekenen.'

Waardoor weer een ander advies opduikt. Excel op zich is namelijk een toepassing die moeilijk onderling of gedeeld te gebruiken valt voor meerdere gebruikers. ‘Het is een toepassing voor de persoonlijke productiviteit maar komt minder tot zijn recht als multi-user oplossing', stelt Vermeulen. ‘Mogelijk nog het ergste in Excel is het compleet ontbreken van een zogenaamde workflow, de hulp bij de verschillende stappen die zo'n document moet doorlopen', oppert hij. Data die worden gebruikt in spreadsheets komen vaak van een achterliggende gegevensbron, zoals het datawarehouse van het bedrijf en gaan dan naar de pc van de kantoormedewerker. ‘Dan worden algauw spreadsheets als bijlagen rondgemaild, waardoor binnen de kortste keren niemand nog weet welke versie nu de recentste was.'

Investeringsanalyse

Toch is iedereen er van overtuigd dat het bedrijfsleven en de overheid, met het voorbeeld van de begroting van de Waalse regering in het achterhoofd, niet zonder Excel zal kunnen. En zelfs bij Echo Group, wiens CFO dus een koele minnaar is van het Microsoft-pakket, spreekt men van honderdduizenden Excel–bestanden. Deze zijn dan wel voornamelijk een erfenis van het verleden, al komen er toch nog altijd bij. Zo wordt bij hen Excel nog vaak aangewend voor specifiek gebruik, zoals bijvoorbeeld voor investeringsanalyse. ‘Maar telkens blijven de richtlijnen dezelfde. Excel moet zich best beperken tot één bestand en één werkblad. Want als je koppelingen gaat leggen tussen diverse bestanden, loopt het al snel fout', stelt Kurt Vandebergh, CFO bij Echo Group. ‘Maar telkens blijft waakzaamheid geboden', besluit hij. ‘Zeker omdat er ook heel weinig goede Excelgebruikers bestaan. Met als gevolg dat ik, telkens ik op kantoor een Excel-bestand ontvang, dat altijd eerst controleer op de consistentie van de data.' 

Voordelen van spreadsheets:

- Ruim ingeburgerd
- Vrij goedkoop
- Makkelijk te hanteren
- Erg geschikt voor het maken van persoonlijke prototypes
- Ruime mogelijkheden voor berekeningen en analyse
 

Nadelen van spreadsheets:

- De kans op fouten is groot
- Niet geschikt voor grote of bedrijfsbrede berekeningen, plannen of budgetten die een langere tijd moeten meegaan
- Bij de minste verandering wordt vergelijken onmogelijk
- Niet geschikt als multi-user pakket
- Zowel weergave, berekeningen als achterliggende data zitten in zelfde toepassing

William Visterin - CFO magazine

Post Date

Monday 15 February 2010